¿Qué es la gestión de stock en la industria farmacéutica?
La gestión de stock en la industria farmacéutica es más compleja e importante de lo que parece. El impacto de una buena o mala gestión se ve reflejado principalmente en la disponibilidad del producto, en comercialización y por supuesto en las ventas. También se debe tomar en cuenta que la mala gestión puede repercutir en la imagen y posicionamiento de marca, en la relación y fidelización de los clientes (farmacéuticas, médicos, hospitales) y otras áreas. Por lo cual, es muy importante implementar estrategias que conlleven a una gestión de stock óptima de medicamentos tanto en farmacias, consultorios médicos y otros canales de venta.
En los últimos años, la industria farmacéutica ha dado un salto importante en cuanto a la digitalización y automatización de procesos. Cambio necesario para hacer de sus actividades más eficientes. Hoy en día, la apertura del mercado farmacéutico a las ventas on line y ventas en otros lugares como supermercados con productos o medicamentos de venta libre (OTC) como las vitaminas y suplementos ha cambiado la dinámica de la gestión de stock abriéndose a nuevos tipos de consumo en diversos puntos de venta.
Dicho esto, la implementación de tecnología en la industria farmacéutica es una necesidad para optimizar y automatizar procesos, procesar datos en tiempo real para la implementación de estrategias comerciales frente a la competencia y realizar un seguimiento eficiente al cumplimiento de objetivos del equipo comercial.
¿Cómo realizar una gestión de stock óptima en la industria farmacéutica?
Para realizar la gestión de stock se deben considerar varios aspectos como la categorización de los productos, el control de inventario, la temporalidad, los nuevos formatos de puntos de venta donde se comercializan los fármacos, la ubicación de los puntos de venta, las actividades de los representantes médicos, entre otros. Por lo cual, es importante contar con herramientas e información que nos ayude a hacer de la gestión de stock eficiente.
A continuación te presentamos 5 aspectos clave que consideramos influyen directamente en la gestión de stock óptima en la industria farmacéutica.
1. Previsión de la demanda de medicamentos
Para realizar una previsión de la demanda lo más acertada, es necesario contar con el registro histórico y actual de datos sobre el mercado, el consumo de productos y medicamentos según la temporada, características del mercado, entre otros. Por lo cual, se deben realizar estrategias de previsión de la demanda basadas en información real y actualizada.
CityTroops es una herramienta que te permite realizar el registro de información en tiempo real, lo cual te ayuda a hacer un análisis del mercado eficiente y completo, con datos realmente necesarios en relación a la empresa y a los productos. Por ejemplo, a través de nuestro software se puede realizar el análisis de la competencia o benchmarking farmacéutico y su participación en la farmacia, supermercado o consultorio mediante el registro de información sobre los competidores (promociones, posición en anaquel o actividades como activaciones). Incluso, estos datos en tiempo real te ayudan a crear estrategias y acciones inmediatas frente a la competencia en caso que sea necesario.
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Asimismo, al realizar las visitas médicas, el visitador puede registrar información como la cantidad de fármacos que entrega, incluso tener retroalimentación o insights sobre la aceptación de las muestras médicas que entregan los doctores al momento de realizar las consultas.
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2. Método ABC en la industria farmacéutica
El método ABC de gestión de stock de medicamentos, generalmente es utilizado por farmacias y otros puntos de venta para tener un control sobre los productos según su rentabilidad.
Es importante tomar en cuenta este método para entender la demanda del mercado y adaptar la distribución de los productos según las necesidades de las farmacias u otros puntos de venta.
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Dicho esto, el método ABC se clasifica de la siguiente manera:
- Producto de categoría A: Son los productos o medicinas más vendidas
- Producto de categoría B: Son aquellos productos o medicamentos que tienen una rotación y rentabilidad media
- Producto de categoría C: Son aquellos productos que tienen una rotación baja
- Producto de categoría D: Son aquellos productos que se venden muy poco. Incluso algunos con ventas de sólo una unidad al año.
Existen herramientas tecnológicas como CityTroops que te permiten personalizar la información asociada al punto de venta como a los productos. De esta manera el visitador médico o representante farmacéutico podrá registrar información completa que luego permitirán una mejor planificación de distribución de productos y también una mejor gestión de stock en las empresas farmacéuticas.
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3. KPI´s para la gestión de stock en la industria farmacéutica
Al momento de planificar una estrategia de gestión de stock en la industria farmacéutica, el equipo comercial debe presentar ciertos indicadores que le permitan medir el desempeño y cumplimiento de metas para lograr una gestión de stock eficiente.
Los KPI´s o Key Performance Indicator son indicadores de desempeño que ayudan a medir y evaluar la productividad y la calidad. Son muy utilizados en marketing sobre todo para medir el desempeño del equipo comercial, pero los KPI´s también pueden ser implementados en diferentes áreas de empresas de cualquier rubro.
Es así que los KPI´s en la industria farmacéutica no sólo te permiten saber si los objetivos se están cumpliendo, sino también son indicadores que te ayudarán a realizar una gestión de stock óptima. Sin embargo, los KPI´s son muy particulares y deben formularse según la actividad de la empresa y las necesidades de cada equipo.
A continuación presentamos algunos KPI´s que consideramos importantes para la gestión de stock eficiente:
Demanda del inventario
Este indicador nos permite medir el consumo de un producto en una farmacia, supermercado o cualquier otro punto de venta. Generalmente se basa en el análisis de la demanda diaria de un producto y la media de consumo del producto. De esta forma se podrá estimar la cantidad de producto que cada punto de venta necesita y así evitar el quiebre o rotura de stock.
Rotación del stock – Quiebre de stock
Este indicador permite realizar un análisis de la frecuencia de rotación de los productos en el punto de venta y con qué frecuencia debe renovarse.
Se mide el tiempo y la velocidad en el que se repone el stock. Con este indicador se asigna la categoría a la que pertenece el producto según la metodología ABC mencionada anteriormente.
De esta manera, se realiza una clasificación del producto óptimo según el nivel de la demanda evitando las roturas de stock en farmacias u otros puntos de venta. CityTroops te ayuda a prevenir las roturas de stock o quiebres de stock en puntos de venta, identificando o alertando cuando queda menos del 30% o 10% de su portafolio en general. Gracias a esto, se mantiene la rotación del producto y fidelización al cliente. Esto significa que la marca siempre tendrá presencia en el punto de venta lo cual será ventajoso frente a la competencia.
Días de inventario
Este indicador te ayuda a identificar el tiempo que permanece un producto en almacén. Esto permite calcular el costo de almacenamiento de cada producto. Se debe tomar en cuenta que mientras más tiempo un artículo se encuentre en almacenes, mas alto es el costo de almacenamiento.
No existe una cantidad de tiempo o inventario para hacer de este indicador más óptimo. Sin embargo, mientras más rotación tenga el producto, menor será el costo de almacenamiento y también significa más ventas.
Para una gestión de stock y la reducción de días de inventario, la planificación de la demanda es un factor importante para determinar la cantidad de producto necesario para cubrir las ventas.
Sales Through Ratio (STR)
Este KPI permite establecer la cantidad de producto vendido en comparación al inventario recibido.
Ayuda a determinar la demanda de pedidos e identificar los cambios en la rotación de productos.
Este indicador también puede ayudar a identificar la rotación de productos estacionales, así planificar las ventas con anticipación para aquellas épocas altas. Por ejemplo, si recibimos 45 cajas de paracetamol y vendimos 42, entonces para obtener el STR debemos dividir la cantidad de inventario vendido sobre el recibido y multiplicar entre 100. En este caso, el porcentaje de STR es 93,3 % lo cual indica que tenemos una alta rotación de producto.
Gracias a la app para visitadores médicos de CityTroops se puede realizar el registro de ventas realizadas en farmacias, consultorios médicos u otros puntos de venta. Datos como la cantidad, tipo de fármaco, precio del producto, tipo de compra, descuentos y cantidad recibida al contado son algunos datos que se pueden registrar. Adicionalmente, se cuenta con un resumen general del total vendido, descuentos y crédito otorgado. Todos los cálculos son de manera automática, ahorrando tiempo y haciendo de la visita más eficiente.
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Pérdida de inventario
Este KPI hace referencia a aquellos productos que de una u otra forma se pierden debido a robos, desperfectos en el empaque, deterioro de los productos, vencimiento de los productos o por una mala administración del inventario.
Este indicador nos permite identificar las causas de la pérdida de stock para anticiparnos en un futuro y lograr una gestión de stock más eficiente.
4. Gestión del personal en campo
Para medir la gestión de stock eficiente también es importante tomar como indicador al personal encargado de la administración, distribución y venta de los productos. Por lo cual, factores como la planificación de visitas médicas óptimas es crucial para una buena gestión de stock. Para lograr una visita médica exitosa, debemos comenzar con la planificación de las rutas óptimas para representantes médicos. Cuando hablamos de rutas óptimas no sólo nos referimos a planificar el camino más corto, sino que el representante médico debe evaluar el perfil de los clientes y el tipo de punto de venta que va a visitar para una mejor estrategia de distribución y venta.
Una buena gestión de representantes médicos y de rutas óptimas o ruteo ayuda a las empresas farmacéuticas a obtener información completa sobre la demanda del mercado, la rotación de los productos y, además, puede ayudar a hacer más eficiente el trabajo de los representantes médicos.
CityTroops es una herramienta que permite generar rutas óptimas y, además, asociar toda la información registrada a los clientes como farmacias, consultorios médicos y otros puntos de venta. Lo cual ayudará a llevar datos exactos sobre la gestión de stock en cada lugar.
5. Análisis de la información en tiempo real
Mientras más actualizada y completa sea la información sobre los productos, el comportamiento del mercado, el perfil de los clientes, entre otros datos, mejor será la gestión de stock en la industria farmacéutica.
La tecnología juega un rol muy importante cuando se trata de registrar y procesar datos en tiempo real. Gracias a herramientas como CityTroops, el almacenamiento y análisis de diferentes datos de la industria farmacéutica se realiza en unos pocos segundos y permanece para su posterior interpretación.
La información actualizada, adaptada a la actividad de la empresa farmacéutica y real es una ventaja competitiva significativa que permite crear estrategias eficaces de gestión de stock, ventas, administración y otros áreas de la empresa.
Los registros históricos entregan datos sobre el comportamiento del mercado, pudiendo prever la demanda de los productos y poder generar estrategias de venta óptimas para los siguientes trimestres (quarters) o años.
En conclusión, utilizar tecnología para la gestión de stock de medicamentos es necesario para lograr sintonía entre la empresa farmacéutica y los clientes. La tecnología puede ser un gran diferenciador entre una gestión de stock eficiente o mediocre. Por lo cual, es importante elegir bien las herramientas que se utilizarán para la administración de almacenes, gestión del personal y gestión de clientes, ya que mientras más completas y fáciles de utilizar sean, mayor será el beneficio que aportan a la empresa farmacéutica.
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CityTroops, tecnología para una gestión de stock óptima en la industria farmacéutica
CityTroops es una herramienta de gestión de activos, información y personal en campo muy amigable e intuitiva. Además que se adapta a las necesidades de la empresa farmacéutica mediante la personalización del software.
Mediante la aplicación móvil y la plataforma web, se podrá realizar una gestión de stock eficiente con datos de geolocalización y registro de información en tiempo real. Además te permite almacenar toda la información recopilada referente a las actividades en campo de tu empresa farmacéutica lo cual te ayudará a crear métricas sobre las actividades de los representantes médicos, los productos. el mercado, y otros aspectos importantes para tu empresa.
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CityTroops brinda apoyo no sólo a las empresas de la industria farmacéutica sino también facilita el trabajo de los visitadores y representantes médicos.
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