¿Qué son las Roturas de Stock? ¿Cuál es su consecuencia en trade marketing?.
El término roturas de stock, quiebre de stock o en inglés conocido como out-of-stock (OOS), es descrito como el acontecimiento donde el inventario de un producto en particular se agota. Es decir, las roturas de stock generalmente significan que un producto no está disponible para ser adquirido en un punto de venta, a diferencia de otros que pueden tener el mismo producto disponible. Lo opuesto a un desabastecimiento sería un exceso de inventario, en cuyo caso hay una cantidad excedente del producto.
“Ningún consumidor quiere escuchar que su producto favorito no está disponible.”
Imagine, un cliente entra a un establecimiento en búsqueda de la marca de su bebida favorita, pero descubre que este no está disponible. Decepcionado, el cliente considera las siguientes opciones:
- Elegir otra marca.
- Ir a otro establecimiento.
- Optar por no comprar la bebida en absoluto.
Sin importar la decisión que tome el cliente, ninguno de estos escenarios es favorable para la empresa de la bebida.
Es evidente que las roturas de stock generan un impacto económico, tanto para la empresa como para el punto de venta. Dada la diferencia en la funcionalidad de lucro entre estos dos, sus incentivos para evitar un desabastecimiento son distintos.
En el caso de la empresa, como resultado y consecuencia de las roturas de stock se presentan:
- La disminución directa de ventas.
- El daño a la imagen y percepción de la marca.
- La migración de clientela a la marca del competidor
- La distorsión de la demanda en establecimientos.
Mientras que, para el punto de venta, las siguientes son consecuencias de las roturas de stock:
- Pérdida de lealtad con el establecimiento.
- Disminución de la satisfacción de los consumidores
- Inexactitud de información disponible en punto de venta.
Afortunadamente, existen posibles soluciones para prevenir las roturas de stock, y si bien hay un sinfín de causas para que el desabastecimiento de un producto se produzca, estas se pueden prevenir tomando medidas adecuadas como organizar la ejecución de trade marketing, monitorear continuamente los puntos de venta y utilizar tecnología y software para el reporte de roturas de stock o stock outs.
¿Qué puede causar roturas de stock?
Existen diversas razones por las cuales se desabastece un producto en un punto de venta, ya sea en el canal moderno y tradicional o en canal impulso y horeca
Estas razones pueden ser:
- Datos inexactos que llevan a la falta de pronóstico de la demanda del cliente.
Esto ocurre cuando las áreas de distribución, ventas y trade marketing de la empresa no cuentan con información actualizada de lo que sucede en terreno, generalmente porque los comerciales, promotores y distribuidores no utilizan tecnología apropiada para sus tareas en calles. (leer: Ventajas del procesamiento de información en tiempo real para el Trade Marketing)
- Información de inventario inexacto.
Es fácil encontrarse con imprecisiones cuando se trata de inventario. Las consecuencias de tal se resumen en variaciones de envío, los productos extraviados, las devoluciones y/o robos. Tales discrepancias pueden llevar a pensar erróneamente que el producto sigue en stock cuando en realidad no lo están, por lo que terminan reordenando productos y las cantidades incorrectas.
- Un aumento en la demanda del producto.
El aumento no previsto de un producto se puede deber a muchas razones como necesidad o popularidad. Estos pueden parecer aleatorios pero en realidad no lo son, pueden ser predecibles.
- Falta de capacitación del personal desplegado en campo sobre el la administración y supervisión del inventario de productos y su reposición.
Es importante invertir en la formación de su personal. No solo que sepan como funciona la cadena de suministro sino que también estén al tanto de los datos sobre cómo deben actuar. Además, es importante notar que invertir en el personal no solo significa capacitarlos sino pensar en ellos. Los empleados felices trabajan más duro, están más motivados y producen mejores resultados, razón se deben encontrar formas de empoderarlos. (Leer: La clave del éxito está en tus promotores en punto de venta.)
- Procesos ineficientes de almacenamiento y distribución de productos.
Ciertos productos deben contar con un almacenamiento adecuado para su preservación. El almacenamiento inadecuado para determinados productos puede causar que estos ya no puedan ser consumidos o utilizados. Tanto que el mismo tiempo de trasladar un producto de un punto a otro debe ser lo más rápido posible, pudiendo perder así buena cantidad de producto.
Afortunadamente, las causas enumeradas pueden ser evitadas cuando se realiza una planificación y gestión logística y de trade marketing eficiente. Para minimizar la posibilidad de roturas de stock, las empresas deben enfocarse en aumentar su participación en el ciclo de venta con el punto de venta y prestar atención a su cadena de suministro.
¿Cómo prevenir las roturas de stock?
Tomando en consideración las causas enumeradas con anterioridad, existen medidas que puede tomar la empresa para prevenir el desabastecimiento del producto. Cada proceso requiere de cierto grado de inversión en tiempo, recursos e inversión.
- La organización y la automatización.
Tener datos inexactos es la razón por la que ocurren la mayoría de los desabastecimientos, y de hecho existen varias formas en que dicha información inexacta puede ocurrir:
- Reposición inadecuada de productos en punto de venta.
- Error en el registro de datos en punto de venta, en anaquel, en bodega, etc.
- Robo o extravío de productos en punto de venta
El conteo cíclico digitalizado es una excelente manera de supervisar el inventario, ya que se requiere un enfoque proactivo, sistematizado y continuo para mantener los niveles de inventario bajo control. Contar con tecnología para la ejecución de trade marketing que permite enviar reportes de quiebres de stock, escaneo de productos (códigos QR y barras) y monitoreo en tiempo real puede ahorrar tiempo y reducir errores al ingresar registros al sistema al realizar estos conteos.
Cabe destacar que de esta forma la información es procesada instantáneamente, facilitando el trabajo y ahorrando tiempo. Esto alerta a los tomadores de decisiones sobre problemas con números inexactos debido a diferentes contingencias. (Leer: La Importancia de Considerar a la Tecnología en el Presupuesto Anual de la Empresa)
- Planificación de la logística y distribución de productos
Es sumamente importante poder planificar con anticipación tareas y rutas para el transporte del producto a un punto de venta. Es posible que las empresas no puedan hacer mucho sobre las condiciones climáticas o los problemas mecánicos de un vehículo de distribución. Lo que puede, es tener un proceso logístico ordenado y una herramienta tecnológica que permita la comunicación instantánea en el momento que ocurra y donde suceda el imprevisto. Lo importante es poder tomar una decisión sobre el hecho, en el momento que haya ocurrido. (Leer: Rutas Óptimas y sus beneficios)
Más allá de sucesos no previstos, el poder programar y administrar las tareas y rutas para la logística de la distribución de stock permite:
- Eliminar la posibilidad de realizar una entrega en el establecimiento equivocado.
- Optimizar el tiempo para la entrega de los productos a los consumidores finales o al punto de venta.
- Con la ruta registrada, conocer por dónde pasó el producto en caso de algún acontecimiento como pérdida en traslado, falla en entrega o algo parecido.
- Capacitar al personal desplegado en terreno
Para mantener la precisión del inventario, se debe procurar reducir lo más posible el factor del error humano. Si bien es imposible eliminar todos las fallas humanas, la empresa puede formar y capacitar a su personal de la mejor manera para que mejore su rendimiento en el trabajo.
La falta de capacitación y supervisión de los empleados abre espacio a que exista errores durante cada paso del proceso de supervisión y administración del stock, independientemente de lo avanzado que sea el sistema. Muy a menudo, los pequeños errores pueden ser encubiertos por empleados de pensamiento rápido, lo que conduce a problemas mayores.
Los empleados son el recurso más importante para cualquier empresa. Por eso es importante invertir en capacitarlos. Necesitan comprender cómo funciona el sistema, por dentro y por fuera, y todos los procedimientos involucrados. Deben estar al tanto de los problemas antes de que sucedan. Un empleado proactivo evitará errores y contribuirá a mejorar los procesos.
¿Por qué es importante prevenir roturas de stock o stock outs (OOS)?
Como se hizo referencia con anterioridad, las roturas de stock acaban con la confianza hacia la marca y pérdida de ventas. Este tipo de situación llevan al cliente a buscar una mejor experiencia con el competidor, pudiendo resultar en que los clientes no vuelvan a adquirir el producto de la empresa.
Las estrategias sobre cómo prevenir el desabastecimiento pueden marcar una diferencia significativa en sus márgenes de ganancia y en sus resultados generales. Tomar medidas necesarias reducen costos de servicio, mantienen la buena reputación de la marca, mantiene la confianza del cliente, y hace más eficientes las actividades en campo. Invertir en tecnologías adecuadas mejora la ejecución de actividades, el relacionamiento con el punto de venta, y la gestión y monitoreo del personal desplegado en terreno. Reduciendo así el impacto de las roturas de stock.
Por tales razones, evitar el agotamiento de stock debe estar en la lista de prioridades de cualquier equipo de trade marketing y por su puesto de cualquier empresa. Las roturas de stock generan sentimientos de desagrado a todo participante de la cadena de suministro de la empresa; el más importante siendo el cliente.
“Las roturas de stock generan sentimientos de desagrado a todo participante de la cadena de suministro de la empresa; el más importante siendo el cliente.”
CityTroops: Ayuda a tu empresa a ser más eficiente, previniendo roturas de stock y reportarlas ni bien sucedan.
El contacto que vaya a tener la empresa con el minorista o mayorista es gracias al trabajo del personal en campo. CityTroops, mediante su plataforma y aplicación de Trade Marketing, tiene reportes especialmente personalizados para ayudar a la recopilación y procesamiento de información de roturas de stock en la red de puntos de ventas, ya sean canal tradicional, moderno, HORECA, etc.
Con los reportes personalizados para quiebres de stock, el personal en campo podrá determinar el punto de venta en donde hay el desabastecimiento del producto y puede escanear el código QR del producto en cuestión, acelerando así el proceso de identificación del producto.
Luego se identifica la disponibilidad del producto en el establecimiento y se agregan comentarios respecto a las observaciones del personal de la empresa. Siempre pudiendo corroborar la información agregando una imagen de la rotura de stock.
El reporte es enviado el mismo instante que haya sido elaborado con el formulario digital de CityTroops. la información del reporte es procesado y transmitido a la base de datos, disponible para los tomadores de decisiones.
Con CityTroops, la empresa podrá:
- Gestionar las actividades del personal en campo, procurando hacer seguimientos al producto en cada punto de venta.
- Hacer más fácil las actividades realizadas por el personal desplegado en terreno, efectivizando el tiempo que toma realizarlos y transmitiendo de manera inmediata la información recopilada.
- Crear y programar rutas óptimas para las visitas y distribución de productos a distintos establecimientos para reponer su inventario.
- Visualizar información recopilada en una plataforma para analizar el historial de distribución hechas a diferentes puntos de venta.
- Predecir de mejor manera el tiempo para las reposiciones de stock de los establecimientos antes de que haga su requerimiento por parte del punto de venta.
Es gracias a la aplicación de trade marketing de CityTroops que se puede realizar el procesamiento inmediato de información generada en terreno. De esta forma es posible tomar decisiones en tiempo real para solucionar problemas de desabastecimiento de stock en el momento en que suceda.
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