¿Por qué es importante considerar a la tecnología en un presupuesto anual?

La pandemia de coronavirus (COVID-19) ha causado preocupación generalizada y dificultades económicas para consumidores, empresas y comunidades de todo el mundo. La naturaleza del comercio está experimentando un cambio profundo en el mundo digital, que a su vez está más interconectada a medida que transcurre el tiempo. La resiliencia, conectividad, innovación y el trabajo remoto definitivamente serán las nuevas consignas que las organizaciones buscan para adaptarse a este futuro impredecible.

Esta es la razón por la cual los presupuestos anuales son importantes. Un presupuesto anual es un plan financiero esencial para las proyecciones y metas de una empresa para el siguiente año, dichos presupuestos consideran desde las ejecuciones de campañas publicitarias o marketing, contratación de personal, hasta la implementación de innovación y tecnología.

De hecho, con los grandes avances tecnológicos puede ser difícil determinar cómo y cuánto asignar para los fondos tecnológicos de una empresa. Muchos cometen el error de no considerar las necesidades cambiantes de la compañía y los avances tecnológicos que podrían beneficiarlos; la planificación del presupuesto anual es una tarea fundamental que con frecuencia es descuidada en las pequeñas y medianas empresas.

La tecnología puede ayudar a la continuidad de las operaciones comerciales y logísticas. Durante este tiempo de absoluta incertidumbre y miedo constante, la voluntad de adoptar la tecnología ha sido la solución para muchas personas y es uno de los factores clave a considerar para la supervivencia de las empresas de ahora en adelante. (Leer: Tecnología, el gran aliado contra el COVID-19 y el retorno a la normalidad)

¿Qué debes considerar para tu presupuesto anual?

Este 2020 fue un año difícil para todos, en donde las empresas están tratando de manejar su sostenibilidad a causa de los efectos disruptivos provocados por la pandemia y el futuro incierto de la nueva normalidad. Enfrentar el 2021 recae netamente en realizar una planificación del presupuesto anual y estrategia empresarial adecuada y visionaria.

¿Cómo empezar?

Procura acceder y estar actualizado con los datos financieros más recientes de la empresa. Estos recursos pueden ayudar a la empresa a elaborar un presupuesto anual, así como sus objetivos financieros a corto y largo plazo. Es solo una cuestión de trabajar en equipo para reunir toda la información relevante para planificar el futuro de la empresa. De esta manera, se logrará definir el patrimonio de la empresa, sumando los activos y restando las cuentas por pagar. Al tener la cantidad de dinero que la empresa puede utilizar, se puede proyectar en dónde y en cómo se utilizará ese dinero en base a la escala de prioridades de la empresa.

Coordina con las diferentes áreas de la empresa.

Se debe tener presente la necesidad del trabajo en equipo, es importante que todas las áreas de la compañía sean parte de la conversación y proporcionar comentarios, ideas y expectativas para el siguiente año. Las distintas áreas se definen en base al tipo de empresa, pero por lo general se debería incluir, por ejemplo:

• Equipo de ventas quienes pueden colaborar con evaluaciones de los ingresos de la compañía.
• Equipo de operaciones quienes pueden comentar sobre el costo de entregas y grandes compras necesarias para la actualización de herramientas de la empresa.
• El equipo técnico que puede compartir los gastos y tiempo que tomaría realizar la creación de nuevos productos.

Otras consideraciones importantes

Siempre se debe tener presente que el presupuesto anual es una estimación. Por lo tanto, todo lo considerado en tal presupuesto es una suposición. Todas las estimaciones están basadas en un fundamento sujeto a cambios que pueden surgir en el camino de su ejecución. Por lo que, es importante tener recursos reservados en casos de emergencia.

La Tecnología es una inversión no un gasto.

Al estar realizando el presupuesto anual de la empresa se debe ver a la tecnología como una inversión. La tecnología genera la oportunidad de hacer negocios, que en su momento traerá sus beneficios y generará oportunidades para potenciar la capacidad de la empresa. Ya sea que necesite gestionar visitadores médicos en campo, visitar puntos de venta y controlar los precios de sus productos o incluso monitorear las operaciones de sus guardias en sitio, la tecnología le dará una ventaja sobre su competencia además de entregar el máximo valor a sus clientes.

Decidir sobre invertir en la implementación de tecnologías en una empresa requiere más que simplemente elegir la opción más barata. Muchas empresas no tienen una idea clara sobre un presupuesto adecuado para la innovación tecnológica para su empresa o, como y cuanto invertir en esta.

Para poder definir si se haría una inversión en soluciones tecnológicas, es fundamental tener claro los beneficios que esta puede generarle a la compañía. Efectivamente los beneficios están inherentemente conectados con el tipo de herramienta digital en el que se vaya invertir. (Leer: ¿Cómo implementar tecnología en su empresa? 10 consejos clave)

Para la implementación de la tecnología a un presupuesto anual, se debe considerar las siguientes preguntas:

¿Cómo esta tecnología mejorará a la empresa?

La tecnología puede utilizarse para reducir costos generales y riesgos. Aprovechar oportunidades y mitigar riesgos ayuda a mejorar el desempeño de las diferentes áreas de una empresa, especialmente en momentos en donde la empresa necesita amortiguar golpes que pueda sufrir. Tecnologías que vayan a captar y procesar información a tiempo real para la toma de decisiones de la empresa son las que garantizarán la reducción de costos y riesgos. 

¿Cómo esta tecnología mejorará las operaciones y estrategias de la empresa?

Las grandes compañías utilizan tecnologías para mejorar la eficiencia y optimización de las actividades realizadas. Esto puede mejorar la calidad del servicio y la utilización de información. La Empresa debe asegurar la organización operativa en donde se pueda implementar mejoras para optimizar todo lo que se pueda. Es esencial que la tecnología implementada haga un correcto seguimiento, apuntando a las maneras más óptimas de realizar una actividad.

¿Cómo se siente la empresa con el nivel de tecnología actual?

Las compañías necesitan una plataforma digital integral para la recolección de datos para poder mitigar riesgos y abordar temas fundamentales en base a esos datos. Es importante que cualquier estrategia presupuestaria se asegure de captar tecnologías que funcionen acorde y efectivamente con la empresa. Son pocas las tecnologías que se pueden personalizar de acuerdo a la industria y necesidades de la compañía; encontrar la herramienta idónea es clave para que esta funcione acorde a la empresa. 

Al tomar tales preguntas en consideración, las empresas tienen claro qué tipo de tecnologías buscar y cuáles serían las ideales para implementar. Para ejemplificar algunos beneficios de una herramienta adecuada puede traer a una empresa, se pueden enumerar pero no limitar a los siguientes:

• Mejorar la eficiencia de la empresa utilizando medios tecnológicos idóneos.
• Mejorar la comunicación y experiencia de empleados desplegados en terreno con herramientas digitales adecuadas.
• Manejar y supervisar las actividades de empleados en campo para optimizar la eficiencia en la empresa.
• Tener acceso a información de actividades a tiempo real.

Es importante tomar en cuenta que la expectativa de clientes y consumidores aumenta rápida y continuamente. El tipo de tecnología varía por el tipo de industria de la compañía, por lo que encontrar una herramienta adecuada es imperativo. Esta es la manera en la que se le permite a una empresa competir y destacarse en el nuevo mundo.

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Mediante la recolección y procesamiento de datos se crean estadísticas, análisis y proyecciones para la toma de decisiones de manera instantánea. Teniendo esto en cuenta, los beneficios que se generan con la utilización del software se pueden enumerar de la siguiente manera:

• Maximización de la eficiencia a través de garantizar el trabajo del personal en calles.
• Reducción de costos a través de mejorar la logística, planificación y distribución de productos y/o servicios.
• Reducción de tiempos a través de la automatización y centralización de información.
• Poner al alcance de la empresa la difusión en tiempo real de posibles cambios de estrategia y actividades del personal en campo.

Recuerde, la tecnología está para ayudarlo a crecer!

La tecnología es una inversión en las operaciones y el flujo de una compañía, no solo un gasto al hacer negocios. Suena ilógico hablar de inversión en momentos de resiliencia, especialmente cuando es necesaria. Pero con una buena planificación para crear un presupuesto anual con prospección a futuro y al buscar las oportunidades en la crisis, las empresas podrán sobrevivir a esta nueva era. Por otro lado, reubicar las inversiones de un presupuesto anual para aplicarlas en tecnologías permitirá a las empresas mejorar su eficiencia y potenciar sus operaciones.

La tecnología tiene una ventaja asombrosa para la optimización y control de costos en diferentes áreas, por lo que se convirtió en el mejor aliado para inversores y visionarios que tienen un enorme abanico de oportunidades en este nuevo mundo digital.

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