¿Qué son las Rutas Óptimas?
Rutas óptimas se entiende como el proceso de creación, mediante el uso de herramientas tecnológicas, de caminos o rutas idóneas que buscan garantizar la eficiencia en las operaciones y actividades ejecutadas por el personal en campo de una empresa. Esto no significa solamente encontrar la ruta más corta, sino contar con rutas óptimas que se centren principalmente en optimizar diferentes recursos, desde el tiempo de traslado, la distancia de un punto de venta a otro, el tráfico e incluso el perfil de los PDVs o clientes visitados. En este sentido el contar con tecnología para rutas óptimas eficiente se convierte en una táctica vital e importante para realizar las actividades de campo de manera eficiente y exitosa.
Independientemente al tipo de tecnología que una empresa de trade marketing elija, es importante que el software de rutas óptimas proporcione mucho más que una guía al personal en campo para moverse de un punto de venta a otro. Una herramienta tecnológica adecuada para la creación de rutas óptimas debe de ir aún más allá. Por ejemplo, estas deben permitir:
- Planificar anticipadamente actividades de verificación, censos de clientes, promoción y/o venta de productos en los diferentes puntos de ventas.
- Hacer seguimiento de actividades realizadas por promotores, mercaderistas, agentes de venta y/o visitadores.
- Geolocalizar al personal de trade marketing desplegado en terreno en todo momento.
- Conocer y monitorear las tareas y rutas asignadas a cada empleado para los diferentes puntos de ventas y en los diferentes canales, ya sean canal tradicional o canal moderno (leer: Canal Tradicional Vs. Canal Moderno).
- Mantener al tanto a superiores respecto a las actividades en campo en tiempo real.
- Mantener comunicación fluida entre superiores y sus empleados en las calles.
- Estimar el tiempo ideal para la realización de actividades en las calles.
- Recolectar, guardar, procesar y presentar la información generada en campo en forma de métricas y analíticas en tiempo real (leer: Qué son los KPIs y cuál es su importancia en trade marketing?), esto para lograr una ágil y correcta toma de decisiones.
¿Cuál es la importancia de las Rutas Óptimas en Trade Marketing?
Los mercados están cambiando rápidamente, las nuevas tecnologías y tendencias llevan la volatilidad a un nivel extremo. Hoy por hoy, las estrategias en trade marketing se apoyan en datos e información primaria y secundaria. Las actividades de las empresas de trade marketing realizadas en calles son las que, fundamentalmente, generan esta información tan importante. Estas actividades empresariales incluyen a visitas, verificación de productos en estantes, promociones, ventas, censos de clientes y activos, entrega de productos, benchmarking de la competencia, supervisión, reposición de productos y/o stockouts de la empresa en distintas ubicaciones como supermercados, tiendas de barrios, kioskos y puntos de ventas en general.
Las rutas óptimas son importantes para las empresas de trade marketing ya que actividades como verificación de precios, supervisiones de material POP, exhibición de productos, censo de clientes, promoción, ventas y demás actividades son una parte fundamental de sus operaciones. Sus promotores, agentes de venta y visitadores deben recorrer grandes distancias para reunirse con los clientes en diferentes puntos de venta. La cantidad de clientes a los que pueden atender todos los días dependerá de cuan óptimas sean sus rutas; está demás mencionar que más clientes visitados son más ventas realizadas. (Leer: La clave del éxito esta en tus promotores en punto de venta)
Es inevitable notar que las rutas ineficientes generan gastos significativos de tiempo y recursos. Esta falencia en los procesos de planificación también dan como resultado un agotamiento del personal de campo, ya que al trasladarse distancias innecesarias pueden verse afectadas las capacidades mentales e incluso físicas de los mismos, lo que puede dar como resultado final un perjuicio en la relación que tiene la empresa con su cliente.
4 Beneficios que generan las rutas óptimas en Trade Marketing
1. Visión General
Una buena herramienta tecnológica para la creación de rutas óptimas en Trade Marketing muestra a todo el personal en campo mediante un monitoreo activo de los promotores, mercaderistas, agentes de venta, distribuidores y visitadores en todo momento (leer: ¿Qué es el Trade Marketing? Glosario completo, términos y conceptos clave). Una herramienta adecuada muestra a los empleados, las tareas a realizar, rutas designadas y el progreso de tales actividades. Un buen sistema de asignación de rutas no busca el control de los usuarios, sino facilitar el trabajo de los mismos mientras estén fuera de la oficina, y esta debe ser la premisa fundamental al momento de contratar dicho sistema de ruteo.
Toda buena aplicación de rutas óptimas debe poder colectar y guardar la información generada en campo como: reportes de actividades realizadas con éxito, ejecución de tareas o ToDo lists y reportes de incidentes y/o retrasos; dicha información generada y procesada ayuda a la toma de decisiones en tiempo real. (Leer: Ventajas del procesamiento de información en tiempo real para el Trade Marketing)
2. Mejora de la Eficiencia
Los softwares de generación de rutas óptimas asignan puntos de venta en donde se deben realizar las actividades acordes al personal asignado. Estos deberían venir con la capacidad de poder subir reportes de actividades y/o imprevistos. Tales reportes generan información que ayuda a crear matrices para mejorar ciertos aspectos de las operaciones realizadas (KPIs).
Se debe tomar en cuenta los siguientes:
- Tiempo que toma llegar a los distintos puntos de venta.
- Tiempo que toma realizar la promoción, venta, verificación, censo y cualquier otra actividad necesaria.
- Éxito de la actividad
Mediante los reportes, el supervisor del personal desplegado en terreno está al tanto de cualquier imprevisto. De esta manera, es posible tomar decisiones adecuadas y rápidas para solucionar dichos problemas.
3. Reducción del costo de transporte
Mediante las rutas óptimas y la administración de tiempo, se asegura la utilización de transporte adecuado. Aparte de reducirse la distancia realizada por el personal de trade marketing también se reduce el consumo de gasolina, desgaste de vehículos, riesgos asociados a accidentes, etc. Hace sentido que entre menos tiempo que el transporte pase en las calles significa menos desgaste de sus vehículos para reparos.
4. Mejora en la atención al cliente
Cada vez aumentan las expectativas de los clientes en base a la demanda del consumidor. Por ello, las empresas de trade marketing deben actuar de la mejor y más eficiente manera. Por eso, mediante las rutas óptimas se procura garantizar las actividades, puntualidad y por ende, la satisfacción del cliente. Fallar horarios por factores externos como el tráfico es quizás aceptable, fallar al cliente por falta de planificación en la asignación de rutas es negligencia.
Rutas Óptimas: CityTroops puede mejorar la eficiencia de sus equipos en más de un 91%.
Es importante la implementación de tecnología que se adapte y cumpla con las necesidades de la industria y de la empresa. Para empresas de trade marketing, CityTroops ayuda en la creación y asignación de rutas óptimas, permitiendo la planificación de tareas para promotores, supervisores, mercaderistas, agentes de venta, visitadores y otros equipos de trade marketing con anticipación. CityTroops permite a las empresas ayudar a su personal en campo a ejecutar tareas diarias y actividades generales sin problemas, mejorando su experiencia general de trabajo en la calle.
Utilizando esta herramienta tecnológica (web y app de trade marketing), se puede programar eventos en tiempo real, de esta manera CityTroops recibe y actualiza las tareas encomendadas, lo que permite que el personal en campo pueda realizar su trabajo de manera eficiente manteniendo a sus supervisores informados en todo momento. Mejorando la experiencia del personal en campo y la comunicación entre ellos, los supervisores y el cliente, se potencia las operaciones y la eficacia de las actividades que realizan.
La tecnología de CityTroops capta toda la información que genera el personal de campo mediante la realización de tareas y reportes, convirtiéndolos en métricas relevantes y aplicables a cualquier actividad realizada en calles. Todos los datos obtenidos son procesados y preparados para su interpretación. Teniendo la información disponible el momento que se genera para la toma de decisiones a tiempo real.
Con clientes en más de 18 países y grandes marcas en su cartera como AbInbev, Manpower, Nestlé y otros, el objetivo de CityTroops es el de colaborar a empresas de Trade Marketing y de diferentes industrias a mejorar su eficiencia y gestión de personal en campo.
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