Control de acceso en la industria de seguridad privada
Implementar el control de acceso en un establecimiento hoy en día es una necesidad. Desde edificios, condominios, oficinas, hospitales, hoteles y otros lugares consideran que contar con un sistema de control de acceso es crucial para garantizar la seguridad de las personas y bienes y anticiparse a cualquier riesgo que pueda surgir.
En la industria de seguridad privada o vigilancia existen varios métodos de control de acceso, desde utilizar cámaras de seguridad y tecnología de registro automático, padrones biométricos o de autentificación, hasta contar con guardias de seguridad que realicen este control de manera personalizada. De una u otra forma, el control de acceso se debe llevar a cabo lo más integral y seguro posible, por lo cual, recomendamos acompañar el trabajo del guardia de seguridad o vigilante con tecnología que le facilite realizar un control de acceso eficiente y además, le permita registrar información en tiempo real.
En este sentido, se puede afirmar que un sistema de control de acceso es aquel que permite o restringe la entrada/salida de una persona o vehículo a un establecimiento. Su objetivo es garantizar la seguridad y facilitar el desempeño de actividades al interior del lugar.
Asimismo, el control de acceso permite llevar un registro de todas las personas, vehículos, encomiendas, mercancía y otros que ingresaron al establecimiento. Esto ayuda a tener información completa para poder consultarla en todo momento y, en caso que exista algún incidente, poder respaldar tal evento con datos específicos sobre ingresos y salidas de personas, vehículos y demás.
Por ejemplo, es muy común llevar un sistema de control de acceso a oficinas, donde el guardia de seguridad se encarga de registrar datos del visitante, como registrar su entrada, el motivo de su visita e incluso otorgar una identificación de visitante con el que podría acceder a ciertos departamentos de la empresa.
En este sentido, la tecnología llega a ser una aliada importante para que el guardia de seguridad desempeñe correcta y eficientemente las actividades durante el ingreso y salida de personas, vehículos y objetos a un establecimiento.
¿Qué hace un guardia de seguridad durante el control de acceso?
Hoy en día ser guardia de seguridad significa desempeñar varias actividades durante la jornada laboral. Estas tareas son importantes para minimizar riesgos y preservar la seguridad de las personas y del entorno.
Es así que, entre las actividades clave de un guardia de seguridad se encuentra el control de acceso a personas y vehículos en distintos establecimientos.
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Las principales funciones que el guardia de seguridad debe realizar durante el control de acceso son:
1. Identificación
Uno de los primeros pasos que el vigilante debe realizar durante el control de acceso es solicitar y examinar la documentación de la persona para verificar su identidad. En el caso de los vehículos, muchas veces se identifica la placa y el modelo del motorizado.
Asimismo, durante el control de accesos se realiza la identificación de personal interno que, en su mayoría se desarrolla de manera electrónica. Sin embargo, el guardia de seguridad debe estar atento por si existiera alguna irregularidad durante este proceso o si algún personal interno no cuenta con su identificación.
2. Autorización
Después de identificar y verificar la identidad de las personas que ingresarán al establecimiento, se procede con la autorización o negación del ingreso. En la mayoría de las ocasiones, el guardia de seguridad es quién otorga esta autorización. Sin embargo, pueden darse casos en los que el vigilante debe recibir una autorización verbal o escrita por alguien dentro del lugar como un Supervisor, Director o la misma persona quien recibirá la visita o paquete. Por ejemplo, si un visitante desea ingresar a instalaciones de un colegio, el guardia de seguridad debe ponerse en contacto con la Dirección para informar sobre quién es la persona y el motivo de su visita. En este caso, la autorización la debe otorgar el Director General o Director de área.
CityTroops es una herramienta que tiene varias funcionalidades específicamente para el sector de seguridad como el control de rondas, así también, durante el control de acceso permite enviar información de identificación en tiempo real por correo electrónico a la persona que recibirá la visita o el paquete con toda la información de respaldo para recibir la aceptación o negación del ingreso.
Asimismo, en la misma aplicación de CityTroops, se puede registrar si la persona tiene autorización de entrada al establecimiento o no, esto permite llevar un documento histórico con las visitas realizadas para mejorar la seguridad interna del establecimiento.
3. Registro
Una vez que se haya otorgado la autorización de ingreso, el guardia de seguridad debe realizar el registro de los datos de la persona, objeto o vehículo. En muchas ocasiones, se utiliza lápiz y papel para documentar los ingresos y salidas. Sin embargo, existen otras herramientas como CityTroops que, a través de su aplicación móvil, permite registrar información completa de la persona, vehículo u objeto y adjuntar o tomar fotografías para respaldar los datos. Todo esto en tiempo real para que la información sea monitoreada en caso de cualquier eventualidad.
Con el software para control de acceso para guardias de seguridad de CityTroops puedes registrar toda la información necesaria para resguardar la seguridad y asociarla al establecimiento. Asimismo, CityTroops es una herramienta personalizable según la necesidad que cada establecimiento tenga en cuanto al registro de información durante el control de acceso. Sin embargo, entre los datos más importantes que se pueden documentar están:
- Motivo del ingreso: Registrar por ejemplo, si será: visita, pedido, servicio comercial, servicio doméstico u otro.
- Fecha y hora de ingreso: Este dato es muy importante para contar con un registro histórico y posteriormente realizar un análisis de ingresos y salidas que hayan sucedido en determinadas horas o días.
- Nombre completo del visitante: Es posible tomar fotografías del documento de identidad que presenta para la verificación (DNI o carnet de identidad o licencia de conducir). En caso de que sea necesario, es posible incluir como parte de la verificación una fotografía del mismo visitante.
- Registro de vehículo: Si se ingresa un vehículo se puede registrar su respectiva placa y agregar otros datos adicionales como por ejemplo, modelo y demás características que respalden la información.
Incluso, se puede realizar la toma de otras fotografías distintas a las propuestas e introducir la firma del visitante que respalde la información.
4. Acreditación
Una vez realizado el registro completo, se procede a otorgar la acreditación a la persona o vehículo que está ingresando. En este caso se le puede otorgar una credencial de visitante para que las personas al interior del recinto puedan identificar que es una persona externa al establecimiento. Asimismo, en muchas ocasiones hay credenciales que identifican el acceso a ciertas zonas y restringen a otras. Lo importante es que el guardia de seguridad otorgue la credencial correcta para que el visitante pueda ingresar al establecimiento y se desplace dentro de él con tranquilidad.
En definitiva, el control de acceso clasifica los motivos de entrada al área de un sitio. Gracias a esto, se puede identificar las cantidades, motivos y responsables de visitas, pedidos, servicio comercial, servicio industrial, servicio doméstico, servicio condominio, transporte u otro motivo. Lo que ayuda a tener un registro histórico de todos los visitantes, en caso de llegar a realizarse una auditoría o la ocurrencia de algún incidente, por lo tanto es importante contar con todos los recursos necesarios y tecnología para hacer de el control de acceso más seguro y eficiente.
Ventajas del uso de tecnología durante el control de acceso
Queda claro que el control de acceso es necesario para cualquier establecimiento. La implementación de tecnología en empresas de seguridad privada facilita el trabajo del guardia de seguridad para que preserve de mejor manera la integridad de las personas y bienes. Por lo tanto, es una responsabilidad importante de la empresa o persona que desea realizar un control de acceso al establecimiento otorgar de las mejores condiciones y herramientas para que el vigilante desempeñe su trabajo de la mejor manera posible.
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En este sentido, la tecnología es una aliada importante para hacer más eficiente el trabajo del guardia de seguridad. Dicho esto, a modo de resumen, a continuación encontrarás las ventajas del uso de la tecnología durante el control de acceso.
Otorgar mayor seguridad en el establecimiento
Gracias al uso de la tecnología durante el control de acceso se logra obtener información real y veraz. Recursos tecnológicos como CityTroops, cámaras de seguridad y otros permiten realizar una visita segura y eficiente dentro de un establecimiento apoyando el trabajo que realizan los guardias de seguridad haciendo más eficiente su trabajo.
Optimiza procesos y mejora la eficiencia
Una de las ventajas de la tecnología es que ayuda a mejorar el rendimiento del guardia de seguridad apoyando las tareas que debe cumplir durante su jornada laboral como reporte de incidencias, rondas de vigilancia y el control de acceso en menor tiempo, pero sin omitir actividades o información importante. En muchos casos, la tecnología tiene la capacidad de sumar otras tareas y de registrar más información con la misma cantidad de recursos y energía. Esta es una ventaja para el guardia de seguridad, ya que tiene un aliado que lo ayudará a completar con sus tareas en el tiempo estipulado y sin tener que recurrir a otro tipo de herramientas.
Comprobación en tiempo real
Muchas veces el trabajo de control de acceso se realiza utilizando libros de registros o bitácoras, pero hoy en día, herramientas como CityTroops están enfocadas en registrar y procesar información en tiempo real a través de su aplicación móvil y la plataforma web, lo cual permite al guardia de seguridad y a los supervisores actuar inmediatamente en caso de situaciones de emergencia mediante la emisión de alertas.
Asimismo, el guardia de seguridad puede compartir toda la información del visitante o transporte con la supervisión y administración tanto de la empresa de seguridad como del mismo establecimiento donde se realiza el control de acceso. Esto es adecuado para recibir la autorización del ingreso de una persona al lugar o validación de su identidad y el motivo de la visita si el caso lo requiera.
En este caso, la tecnología acorta procesos y hace que el control de acceso y la seguridad sea más eficiente omitiendo el uso de lápiz y papel y, además el procesamiento de datos posterior que suele tomar mucho tiempo. Gracias a CityTroops el procesamiento de datos durante el control de acceso se reduce a segundos preservando e incluso mejorando la calidad del servicio de seguridad que se brinda al establecimiento.
Métricas y analíticas sobre ingresos y salidas
Llevar un registro de todos los accesos externos es crucial para la seguridad de las instalaciones. Saber quién entró, dónde y a qué hora es información que en muchas ocasiones ha ayudado a resolver incidentes de robos en empresas, oficinas, condominios y otros lugares. Además, con la información histórica también se podrá hacer un seguimiento del trabajo del guardia de seguridad lo cual puede resultar positivo cuando haya alguna evaluación o cambio de personal.
Atención personalizada
Mas allá de salvaguardar la seguridad, el control de acceso también es una forma de atención al cliente o personas. Contar con tecnología hará que la persona o vehículo que ingresa sienta una recepción de bienvenida y una sensación de control y seguridad a través de la cual se garantice su ingreso y el desempeño de sus actividades al interior del establecimiento de la mejor manera posible.
En conclusión, el control de acceso es una de las principales tareas de seguridad que ayuda a prevenir incidentes que atenten con las actividades cotidianas de cualquier organización. Asimismo, se debe tomar en cuenta que existen lugares que pueden presentar más riesgos que otros, por lo cual se debe realizar la contratación de personal capacitado para accionar correctamente frente a situaciones de riesgo y, por otra parte contar con herramientas tecnológicas clave como CityTroops, que colaboren en la emisión de reportes de emergencia en tiempo real y así, faciliten el proceso de toma de decisiones con información completa y veraz.
Recomendamos combinar la tecnología con la figura presencial del vigilante para una mejor seguridad y protección de las instalaciones.
¿Cómo CityTroops apoya a las empresas de seguridad privada en el control de acceso?
CityTroops es una de las principales herramientas tecnológicas para la gestión de operaciones de seguridad, organización de equipos y relevamiento de información tanto de en calles como en puntos fijos. Así mismo es la herramienta más avanzada para el control de acceso y otras actividades como monitoreo de rondas de vigilancia o rondines, inspecciones de rutina y cualquier otro reporte en tiempo real.
Al ser un servicio tecnológico, CityTroops se convierte en el mejor aliado de los directores de seguridad de empresas de seguridad privada que prestan servicios a hoteles, condominios, edificios, oficinas, y otros lugares agregando valor a su servicio global y ayudando a devolver la tranquilidad al cliente final.
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