Rondines y controles de rondas ¿Qué son y cuál es su objetivo?

Una de las principales tareas que muchos guardias de seguridad deben cumplir y llevar a cabo durante sus jornadas laborales son los controles de rondas o bien llamados rondines.

El objetivo principal de los rondines es el de reportar de manera periódica el estado de las actividades de los guardias y garantizar que los distintos puntos o checkpoints dentro una propiedad estén seguros y libres de novedades o incidentes no atendidos.

Básicamente una ronda de vigilancia o rondín, es una colección de puntos geográficos a los cuales el guardia de seguridad o supervisor debe visitar con una frecuencia predeterminada. Generalmente estos puntos son áreas clave de la empresa o propiedad particular, como ser puertas de entrada/salida, almacenes, áreas comunes o similares. Las instrucciones para cada uno de estos checkpoints pueden ser tan simples como pasar por el lugar y realizar una verificación a simple vista o tan complejas como realizar inspecciones de activos, cámaras, maquinaria u otros.

Los controles de ronda en el trabajo diario

Los rondines, al ser una de las principales tareas encomendadas a los agentes de seguridad, tienen una alta importancia implícita, y el buen cumplimiento de dichas actividades se convierte en algo fundamental. El correcto monitoreo de dichas rondas es crucial para el buen servicio de la empresa de seguridad y por supuesto para garantizar la seguridad del cliente y sus activos.

Lamentablemente y en una gran mayoría de empresas de seguridad privada, el control y seguimiento de las rondas de vigilancia no es llevado a cabo de manera correcta o continua, o pero aún, en una gran parte de las empresas, dicha tarea ni siquiera es realizada.

Esta falta de control y monitoreo de las rondas se debe a diferentes factores, por un lado es muy difícil comprobar que los guardias efectivamente visiten todos los puntos de manera ordenada y continua; y por otro lado las herramientas actuales, como los bastones de rondas, no son cómodos de utilizar en el día a día.

La importancia de ejecutar controles de ronda de manera adecuada

¿Cuál es la real importancia de ejecutar los controles de rondas de manera diaria? y ¿cuál es la importancia de contar con herramientas que permitan realizar los rondines de forma adecuada?

Algo tan sencillo como ejecutar adecuadamente los controles de rondas, tours, o rondines, puede ser la diferencia entre ganar un cliente y perder muchos.

Algo tan sencillo como ejecutar adecuadamente los controles de rondas, tours, o rondines, puede ser la diferencia entre ganar un cliente o perder muchos.

El generar reportes con la periodicidad apropiada ayuda a la empresa de seguridad a contar con información importante y oportuna conforme a las novedades presentadas en cada uno de los puntos asignados en las rondas. Por ejemplo, si existe alguna emergencia, algún daño o algo que levante sospecha en algún área del cliente, la acción inmediata o simplemente el registro del evento puede ser un factor clave al momento de resolver dicho problema e incluso podría liberar de potenciales problemas legales al guardia y a la empresa. Todo esto sin mencionar que el cliente necesita conocer, en tiempo real, todo lo que sucede en su propiedad.

¿Cómo realizar controles de rondas o rondines?

Existen distintos métodos para llevar a cabo las rondas de inspección o rondines, así como para monitorearlas y supervisarlas. La mayoría de estos métodos son realizados en base a tecnología y algunos son más efectivos que otros.

Entre las principales herramientas con las que una empresa de seguridad privada puede contar para la ejecución y supervisión de rondas, se encuentran:

1. Bastones de control de rondas

Este sistema, todavía utilizado por muchas compañías de seguridad pero que ya tiende a ser obsoleto, consiste en un bastón mediano que los guardias deben portar y con el cual deben marcar los distintos puntos establecidos en la propiedad en coordinación con los supervisores, dueños o encargados del lugar. Dichos puntos de marcaje se fijan a cualquier superficie (pared, postes, árboles, etc.) y tienen una identificación que el bastón reconoce y luego almacena en una memoria temporal del mismo.

Una vez que los guardias culminan sus jornadas y han realizado los respectivos rondines asignados a sus turnos, los guardias entregan los bastones a su superior o encargado, el mismo se traslada a oficinas y coloca el bastón en una base que se conecta a un computador donde el software o sistema descarga toda la actividad.

Por medio del software se puede verificar las horas y el orden en que el guardia marcó en los distintos puntos de control, y a pesar de que no entrega una vista geolocalizada o el marcaje de puntos en un mapa, la herramienta administrativa permite verificar si el guardia cumplió o no su rondín durante su turno, todo de manera muy básica.

Puntos positivos de utilizar bastones para control de rondas:

• No se necesita una conexión a internet

Puntos negativos de utilizar bastones para control de rondas:

• No se puede ver la información en tiempo real
• Los bastones y el sistema son costosos
• El software es bastante básico y muchas veces obsoleto
• El guardia debe cargar el bastón en todo momento
• No se puede ver los puntos mapeados o geolocalizados
• La información que entrega el sistema es muy básica
• Se debe esperar hasta el final del día o semana para pasar los datos del rondín
• Es muy difícil tomar decisiones con la información proporcionada

2. Software para empresas de seguridad y plataformas de gestión de personal e información en tiempo real

Como se comenta en el punto anterior, la tecnología avanza muy rápido y la industria de seguridad privada y pública no es la excepción. En los últimos años las empresas de seguridad más importantes del mundo comenzaron su proceso de transición de tecnologías básicas como planillas de papel, radios o bastones de rondas, a tecnologías integrales para el control de sus guardias y supervisores en campo. (leer: 10 consejos clave para implementar tecnología en su empresa)

En la actualidad existe software y plataformas que permiten monitorear la actividad de los guardias en terreno de manera instantánea y minuto a minuto, por ejemplo, hoy en día conocer la ubicación del guardia y recibir reportes de novedades, incidentes o requerimientos en tiempo real ya no es un problema.

En los últimos años las centrales de monitoreo se vieron altamente potenciadas ya que no solo monitorean cámaras o alarmas, sino que ahora tienen un vista a detalle y de manera constante de todas las actividades que sus guardias, supervisores y patrullas realizan en campo. Hoy más que nunca la administración, en conjunto con las autoridades, puede tomar medidas de manera inmediata en caso de ser requeridas.

¿La tecnología para control de rondas es accesible?

Un factor importante que garantiza el éxito de una tecnología es el de buscar las mejores herramientas e invertir en ellas. Si bien en los últimos años salieron al mercado muchos sistemas para empresas de seguridad privada, son muy pocas, las mejores quizás, que cuentan con todas las herramientas necesarias para una buena gestión de guardias en campo.

Es importante destacar que los mejores sistemas para las empresas de seguridad privada cuentan con distintas funcionalidades que permiten, fundamentalmente, mejorar la comunicación y recolección de información en calles, sitios o clientes; cuentan con reportes rápidos como botones de pánico o emergencias, permiten la incorporación de otras categorías de reportes como ser requerimientos de clientes, inspecciones de rutina o incluso evaluaciones de venta; de la misma manera permiten entregar informes detallados a los clientes y por su puesto, permiten realizar los controles de ronda o rondines de manera fácil, instantánea y sin uso excesivo de recursos.

Dichos sistemas y apps para empresas de seguridad privada generalmente son accesibles a nivel de precios y equipos requeridos, esto permite a compañías de pequeño, mediano y gran tamaño estar a la vanguardia en tecnología de seguridad.

Inversiones grandes en sistemas de bastones de rondas o radios ya no son necesarias, generalmente la poca inversión va en comprar smartphones o celulares de gama media y un plan de datos al mes.

Puntos positivos de utilizar software para seguridad privada y controles de rondas:

• No se necesitan equipos extras más que un celular (smartphone) por guardia o supervisor
• La información generada es colectada y procesada en tiempo real
• Toda la información está mapeada o geolocalizada
• Se pueden enviar desde reportes de novedades hasta realizar rondines por un mismo precio
• Se puede controlar los rondines de manera instantánea sin necesidad de trasladarse a oficinas para descargar la información
• La tecnología es mucho más amigable y fácil de usar
• Permiten el monitoreo del los guardias en tiempo real
• Permiten la generación de métricas y analíticas sobre la situación de la empresa y los clientes
• Permiten una rápida toma de decisiones y acciones
• Permiten generar reportes o dar acceso a los mismos a los clientes finales, lo cual agrega valor a la empresa
• Se puede escalar el servicio según la necesidad de la empresa de seguridad o del cliente final.

Puntos negativos de utilizar software para seguridad privada y controles de rondas:

• Se necesita un plan de datos 3G/LTE o Wifi para que los reportes en tiempo real funcionen.
• La inversión en smartphones o celulares para todos los guardias puede ser relativamente grande

En resumen, las tareas de campo como los controles de ronda o rondines, son una tarea fundamental para cualquier empresa de seguridad privada y por su puesto para la tranquilidad del cliente final. Es muy importante monitorear y asegurarse de llevar a cabo de manera satisfactoria dichas rondas de vigilancia, por lo cual es imperativo estar a la vanguardia en cuanto a tecnología.

Cómo CityTroops apoya a las empresas de seguridad privada en el monitoreo de rondines?

CityTroops es una de las principales herramientas tecnológicas para la gestión y control de personal en calles, así cómo para el monitoreo de rondas y rondines.

La plataforma CityTroops, mediante una aplicación móvil (app de seguridad privada) y un dashboard web, permite la gestión y ejecución de los tours de rondas, el envío y recepción de novedades, incidentes, inspecciones de rutina y cualquier otro reporte en tiempo real; de la misma manera permite la visualización de los guardias, supervisores y cualquier otro empleado desplegado en calles de manera instantánea.

La creación de rondines con CityTroops es tan fácil como recorrer los puntos a ser monitoreados y censarlos con códigos QR o chips NFC. En menos de 5 minutos se crean las rondas de supervisión con las características necesarias como recurrencia, instrucciones, imágenes y demás.

Al ser un servicio tecnológico, CityTroops se convierte en el mejor aliado de las empresas de seguridad privada, agregando valor a su servicio global y ayudando a devolver la tranquilidad al cliente final.

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CityTroops brinda apoyo no sólo a las empresas de la industria de seguridad sino también facilita el trabajo de guardias de seguridad, supervisores y directores de empresas de seguridad privada. 

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