¿Qué es un software de field service management (FSM) o gestión de servicios de campo?
El trade marketing ha ido evolucionando en los últimos años, hoy en día no basta solamente con diseñar planes de acción logísticos, de distribución, generación de experiencia y control de los productos en los puntos de venta (PDV), sino que también es imprescindible que los responsables de trade marketing estén a la vanguardia con la tecnología, las últimas tendencias y herramientas en el mercado para poder mejorar su rendimiento y obtener mejores resultados.
Con el propósito de alinearse a las nuevas tendencias de la industria y la tecnología, muchas empresas a nivel mundial están reemplazando procesos de gestión de servicios de campo obsoletos por soluciones tecnológicas como los Softwares de Field Service Management (FSM) o en su traducción al español, gestión de servicios de campo que permiten facilitar el trabajo a los encargados de trade marketing a través de la automatización y la información en tiempo real.
Un software de field service management (FSM) consiste en una solución tecnológica diseñada para ayudar a los supervisores de trade marketing, operaciones o marketing a incrementar la eficiencia en la gestión del personal desplegado en campo mediante inteligencia artificial, analítica de datos, automatización de workflows y tecnología de geolocalización.
Los softwares de field service management (FSM) surgen a partir de la transformación digital y de la necesidad de las empresas en todos los rubros de migrar a sistemas mucho más automatizados que les permitan realizar, por ejemplo, control de rondas para guardias de seguridad, monitoreo de visitas médicas a distancia o el censo de puntos de venta (PDV), para así anticiparse a escenarios futuros, realizar proyecciones, mejorar la eficiencia y rendimiento del equipo en calle.
Hoy en día es fundamental que las empresas inviertan en tecnología para poder ser más eficientes, rápidos y competitivos. Si quieres saber cómo implementar tecnología en tu empresa te invitamos a leer otro de nuestros artículos: 10 consejos clave para implementar tecnología en tu empresa.
Principales beneficios de la implementación de Softwares de Field Service Management (FSM)
La implementación de este tipo de soluciones tecnológicas tiene múltiples beneficios:
Automatización de procesos: Las empresas responden más rápido y son mucho más eficientes cuando los procesos internos están integrados y bien comunicados. Teniendo en cuenta que existe personal en campo y también personal que está en las oficinas es importante que los flujos de comunicación entre ambos equipos y todos los workflows de trabajo estén sincronizados y funcionen de manera clara, rápida y sencilla.
Ahorro de tiempo: con un software de field service management (FSM) o gestión de servicios de campo, permite al personal de calle enviar reportes y levantar datos en segundos. La transcripción y los reportes con papel y lápiz o whatsapp son parte del pasado. Asimismo, este tipo de soluciones aceleran el ritmo de trabajo, facilitan la automatización de tareas e incrementan la agilidad de procesos y toma de decisiones. Al utilizar un FSM tu empresa no solo ahorra tiempo sino también recursos.
Disminución de errores humanos: Otro de los beneficios es la prevención de errores humanos en la gestión de trabajo de campo. La automatización de procesos y la centralización de la información previenen la pérdida de información, el papeleo, información repetida o errores en la transcripción de datos.
Visibilidad en tiempo real: Un software de field service management (FSM) permite tener una perspectiva global y en tiempo real de todas las operaciones, actividades y órdenes de trabajo del equipo en campo. El supervisor mediante una pantalla puede visualizar cuál fue la última actividad realizada por su equipo, cuáles puntos de venta fueron visitados, puede visualizar las alertas en tiempo real, puede ubicar al personal que esté más cercano para poder asignarle una tarea en un lugar específico, también tiene la posibilidad de tomar decisiones estratégicas de manera más inmediata entre otras funcionalidades.
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Mejora en la calidad de servicio: Un software de field service management (FSM) permite ofrecer una mejor calidad de servicio y experiencia a los clientes. Ya que la atención es mucho más eficiente, rápida, inmediata y sencilla. Por ejemplo: si existiese algún incidente en el punto de venta, o si es necesario el suministro de productos, la acción para poder responder a estas solicitudes es inmediata, ya no es necesario que el cliente tenga que seguir una serie de pasos o pasar por una serie instancias y personas para contactarse con el servicio al cliente y obtener una solución.
Además de los beneficios previamente mencionados, un software de field service management (FSM) o gestión de servicios de campo, permite a los tomadores de decisiones conocer insights del mercado y la competencia, les permite también anticiparse a las necesidades de sus clientes, mejorar el desempeño del personal en campo significativamente, prever variaciones de precios y stock, además de obtener analíticas que facilitan la planificación y el diseño de estrategias, entre otros múltiples beneficios.
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Softwares de field service management (FSM) aplicados a trade marketing
Los profesionales a cargo de la estrategia de trade marketing son quienes más se han percatado del gran valor agregado que les ofrece este tipo de soluciones tecnológicas para poder destacarse en el mercado, pero ¿Qué plataformas utilizan? ¿Cómo lo implementan en sus operaciones diarias?
El software de field service management (FSM) que ofrece CityTroops es una de las principales alternativas al momento de buscar una plataforma que ayude con la gestión de personal en campo ya que ha demostrado mejorar en más de un 91% el rendimiento del personal en campo de sus clientes.
Las empresas han podido monitorear, gestionar y resolver la organización de promotores, mercaderistas, activadores, vendedores y otros equipos en campo, gracias a unas serie de funcionalidades que ofrece su plataforma, algunas de las más importantes son:
Controlar rutas y realizar el tracking GPS de sus equipos de campo sin necesidad de terceras herramientas. Esto significa que los gerentes de trade marketing mediante la plataforma en versión web o app, además de controlar y monitorizar a su equipo en calle y las rutas que realizan diariamente, pueden diseñar varias secuencias de nuevas rutas de forma inmediata en base a la información obtenida en cada punto de venta. Estas rutas son mucho más efectivas porque optimizan el tiempo de respuesta al cliente, disminuyen el tiempo de traslado de un punto a otro, optimizan el gasto de recursos y facilitan el trabajo del equipo en campo.
Si te interesa saber cómo optimizar tus rutas, te recomendamos leer: Rutas óptimas en trade marketing
Por ejemplo: cuando tu equipo en campo tiene que visitar 30 puntos de venta al día, y de esos 30, 7 se han quedado sin stock, inmediatamente el supervisor o gerente de trade marketing puede armar una ruta o más para que un equipo o más, vaya específicamente a esas 7 tiendas para proveer los productos faltantes ese mismo día sin necesidad de interrumpir las tareas del equipo que sigue visitando el resto de los puntos de venta.
El supervisor puede ver cuál es el equipo en campo que se encuentra más cerca para poder ejecutar la tarea lo más pronto posible, también puede establecer el orden de prioridad que se le deberá dar a cada uno de esos puntos de venta para luego hacer un seguimiento en tiempo real del trabajo que se está realizando. Sin duda, es una funcionalidad que tiene un fuerte impacto en el rendimiento del equipo en campo.
Envío de reportes en tiempo real. Las empresas tienen la ventaja de poder armar reportes personalizados acorde a sus necesidades para el levantamiento de datos en tiempo real. Algunos de los reportes pueden ser de: visitas a puntos de venta, mapeos de precios, medir quiebres de stock en puntos de venta, incidentes, medir y evaluar el share of shelf, activaciones de marca, reposición de productos, pre venta, entrega de productos, cobranzas, supervisión POP, sampling, entre muchos otros. Cada uno de estos reportes son diseñados en base a las variables de trade marketing que quiera medir la empresa.
Censos de puntos de venta con imágenes, firmas e información personalizada. Si bien puedes incorporar a la plataforma la base de datos de todos tus puntos de venta o visita, también tienes la opción de que tus promotores, representantes comerciales, servicio técnico, distribuidores y personal en campo en general también pueden censar nuevos puntos de venta que vayan identificando en la camino, creando así una nueva ficha donde se detalle toda la información del lugar, dueño, ubicación, imagen, firmas, entre otros, con el objetivo de encontrar nuevas oportunidades comerciales.
Luego todos los puntos de venta y activos censados pueden ser controlados a través de tecnología QR y NFC.
Si quieres saber más sobre los beneficios de censo de puntos de venta, te recomendamos leer: Censo en puntos de venta (PDV), claves de éxito y consejos
Obtención de informes y analíticas personalizadas. Gracias a esta herramienta, los tomadores de decisiones pueden acceder a todos los datos que fueron levantados por el personal en campo. Esta información está expresada en dashboards y gráficos sencillos de entender, permitiendo tener una visión real de las actividades de la empresa, de sus equipos y clientes.
En caso de que toda esta data deba ser presentada al equipo o al directorio de la empresa, la plataforma también permite la exportación de estos datos para que puedan ser comunicados de la mejor manera posible.
Sin duda, al ser un software de field service management (FSM), una de las funciones de CityTroops más importantes en el ámbito del trade marketing es el mapa inteligente de geolocalización. Pero ¿Por qué es una de las funciones que más impactan a los clientes y por qué es ideal para la gestión de trade marketing?, te lo contamos a continuación…
La importancia de los mapas de geolocalización en trade marketing
El mapa de geolocalización de CityTroops es una herramienta de software de field service management (FSM) que permite a los gerentes de trade marketing, operaciones o supervisores poder georeferenciar, posicionar y visualizar, mediante un mapa inteligente en versión web y app móvil, la posición exacta de cada miembro del equipo en campo en una ubicación determinada, en cualquier parte del mundo.
Sin embargo, más allá de poder visualizar la ubicación del personal en calle, también permite:
Visualizar datos sobre cada miembro del equipo. Gracias a esta herramienta podemos visualizar los datos que tenemos sobre cada uno de los miembros del equipo en calle; nombre completo, fotografía, cargo, tarea asignada, última actividad realizada, última conexión, entre otros.
La plataforma permite categorizar a cada uno de los usuarios de la plataforma de acuerdo a sus responsabilidades en la empresa para que de esta manera cada usuario pueda aprovechar la plataforma al máximo de acuerdo a su rol, sus tareas y actividades y esto se ve reflejado en el mapa para una mejor coordinación dentro del equipo.
Esto facilita mucho el trabajo de los supervisores al momento de designar tareas, evitando confusiones en la comunicación interna.
Si quieres saber más sobre las actividades que realizan los promotores de ventas, te recomendamos leer: ¿Cuál es el rol del promotor de ventas en trade marketing?
Visualizar a clientes y reportes instantáneamente. Con el mapa de geolocalización no sólo se puede ver al equipo en campo, también se puede ver a clientes y reportes que fueron emitidos por los promotores de ventas en un determinado punto de venta.
Gracias a esto, los encargados de trade marketing saben exactamente dónde están sus clientes o clientes potenciales, saben qué es lo que necesitan de manera inmediata y pueden responder rápidamente a sus necesidades. Con esta herramienta logran medir la efectividad del punto de venta (PDV), adelantarse a diferentes escenarios y diseñan estrategias mucho más efectivas.
Buscadores: El mapa de geolocalización está vinculado a un buscador que permite filtrar rápidamente lo que el supervisor desea conocer. Por ejemplo: si el supervisor quiere saber cuáles fueron los últimos puntos de venta visitados por su trabajador, solo debe poner el nombre del empleado en el buscador y automáticamente se mostrará únicamente toda la actividad realizada por ese trabajador. Asimismo, si el supervisor solo desea conocer los reportes relacionados con quiebre de stock, puede utilizar el buscador para obtener solamente estos reportes.
Visualizar las actividades que realiza el equipo. El mapa cuenta con un panel en el que se detalla las acciones específicas que está desempeñando un usuario en un punto determinado ya sean: campañas de activación en puntos de venta, benchmarking de la competencia, reposición de productos en puntos de venta, supervisión de material POP, entre otros.
Muchas veces esto ha sido de gran ayuda para los supervisores ya que pueden ver los reportes que han sido enviados digitalmente por el equipo en tiempo real. Sin necesidad de que el equipo en campo tenga que volver a las oficinas para transcribir la información.
Fichas técnicas y mensajes emergentes. En el mismo mapa se pueden visualizar las fichas técnicas de los puntos de venta, en ellas se detalla información sobre el establecimiento, nombre del dueño o dueña, datos de contacto, descripción del establecimiento comercial, fotografía del lugar, entre otros.
Así mismo, en el mapa se pueden visualizar mensajes emergentes sobre requerimientos o alertas notificadas por el equipo.
El mapa puede visualizarse tanto en la versión web como móvil ya sea para sistemas operativos Android o IOs. La versión web es utilizada en general por los tomadores de decisiones como el encargado de operaciones o el gerente de trade marketing porque pueden ver de manera global y consolidada toda la información para establecer el plan de trabajo de manera estratégica.
La versión móvil es utilizada por el equipo que está en campo, porque les permite mayor comodidad y rapidez para poder realizar el levantamiento de datos en los puntos de venta (PDV) o control, así como para poder recibir instrucciones de manera instantánea.
CityTroops en Trade Marketing
CityTroops Trade Marketing cuenta con una amplia trayectoria en el mercado y trabaja con grandes empresas multinacionales en todo el mundo. Ha demostrado ser una herramienta indispensable para todos los equipos y profesionales dedicados al trade marketing. Gracias a la tecnología que ofrece, la productividad de sus clientes se ha incrementado exponencialmente.
Las funcionalidades detalladas previamente son sólo una pequeña muestra del abanico de opciones que ofrece CityTroops a sus clientes. Si quieres conocer más información sobre la empresa, los mapas de geolocalización, o sobre cómo podemos ayudarte a implementar este software de field service management (FSM) te invitamos a contactarnos en nuestras oficinas:
