Autor: Rodrigo Rodriguez, Director of User Experience and Configurations at CityTroops
¿Qué es la transformación digital?
El uso de la tecnología dentro de las actividades de las empresas está en su punto más alto. El panorama digital está creciendo exponencialmente y las oportunidades para el crecimiento en comparación con las economías desarrolladas tienen un mayor impacto.
Una empresa debe optimizar sus procesos aprovechando las herramientas actuales que brinda la tecnología; por lo tanto, se debe identificar los procesos más relevantes en donde se debe integrar tecnología para poder mejorar la forma en la que se opera y brindar mayor valor a los clientes.
La transformación digital es la integración de tecnología en todas las áreas de una empresa. Esto implica que el alma de la empresa, sus procesos, servicios, productos, modelo de negocio e inclusive, los clientes se adapten a la tecnología digital. Todos los departamentos de una empresa: Alta dirección, producción, ventas, administración, atención al cliente, recursos humanos, etc. deben pasar por una transformación digital para poder reducir tiempos de ejecución en tareas repetitivas, estar más cerca de los clientes y por ende, generar más utilidad para la organización. El hecho de que una empresa quiera ser competitiva en esta nueva era en donde seguimos experimentando secuelas de la pandemia ocasionada por el COVID-19 implica desarrollar una cultura organizacional abierta a los cambios.
¿Cuál es la importancia de la transformación digital?
Las empresas que opten por transformarse, obtendrán una ventaja competitiva frente a sus competidores. Es importante mencionar que la evolución en la digitalización hace que las empresas se vean obligadas a invertir en tecnologías novedosas para seguir siendo competitivas en el mercado. Con esto podemos inferir que la transformación digital no es una opción; sino que, es necesaria si es que se busca el crecimiento a mediano o largo plazo de la empresa.
Dicho lo anterior, dar el salto hacia una transformación digital en la empresa, aportará múltiples ventajas y beneficios que repercutirán directamente en el crecimiento económico, pero también en la gestión y administración de información y el personal.
Ventajas de la transformación digital:
- Capacidad de acceder a nuevas oportunidades de negocio: El impacto es mucho más alto y la segmentación es precisa de acuerdo al público objetivo.
- Convertir procesos en datos: Gracias a los indicadores que nos proporcionan las herramienta digitales podemos tomar decisiones a partir de datos reales y del interés de la empresa. Esto quiere decir que, llevaremos a cabo estrategias y futuras acciones basadas en la información recolectada y almacenada por la propia empresa. Por lo tanto, los objetivos tendrán un porcentaje alto de ser alcanzados y los resultados obtenidos tendrán un margen de error bajo
- Adaptación a un entorno cambiante: La transformación digital ayuda a conocer rápidamente las nuevas expectativas de nuestros clientes para generar la mejor experiencia posible y satisfacer la necesidad que su negocio se encarga de cubrir.
- Reducción de riesgos: Ayuda a reducir las posibilidades de error por la automatización de procesos y tareas. Los responsables de capacitar al nuevo personal que se incorpora a la empresa podrá acelerar este proceso y garantizar que los nuevos talentos tengan una guía clara e intuitiva que seguir.
- Aumento de la productividad y eficiencia del personal: El uso de herramientas digitales corporativas ayudan a desarrollar tareas y agilizar procesos. Gracias a esto se puede ver un aumento de la productividad, un mejor servicio y una reducción de costos para la empresa. Por ejemplo, herramientas digitales de gestión de información y personal en campo como City Troops ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de su personal en calles, optimizar los procesos de recolección de datos y obtener métricas de avances y cumplimiento de tareas en tiempo real.
- Mejora la relación con el cliente: Adelantarse a las nuevas necesidades del cliente ayuda a mejorar la relación con éllos. A través del análisis de datos, tendencias y proyecciones sabrás lo que necesita, cuándo y cómo, por lo que verán a una empresa que realmente se preocupa por sus necesidades.
- Impulsa el trabajo colaborativo y mejora la comunicación interna: Gracias a la información en la nube y con accesibilidad inmediata, esta puede ser compartida de manera sencilla con otros miembros de la organización. Esta facilidad en la transmisión de la comunicación mejora la eficiencia y toma de decisiones.
«La transformación digital no es una opción; sino que, es necesaria si es que se busca el crecimiento a mediano o largo plazo de la empresa«
¿Cuáles son los principales desafíos para las empresas?
En CityTroops hemos ayudado a cientos de empresas en más de 20 países alrededor del mundo para digitalizar sus procesos y operaciones, desde el control de rondas para guardias de seguridad hasta el monitoreo de visitas médicas a distancia . A raíz de esto, hemos identificado los principales desafíos para poder implementar una transformación digital. En los siguientes puntos se detallan los mayores retos a los que se enfrentan las empresas y cómo pueden superarlos.
Leer: ¿Cómo implementar tecnología en tu empresa? 10 consejos clave
- Falta de conocimientos de tecnologías de información y comunicación
Una de las principales causas para que el proceso de transformación digital se apalanque son los mismos directivos y empleados de la organización. El desconocimiento y temor a no poder adaptarse a la tecnología o posibilidad de que aparezcan nuevos puestos de trabajo son obstáculos con los que se encuentran las empresas.
El líder del proceso de transformación digital debe ganarse la confianza e implicar a todo el equipo involucrado. En primer lugar, se debe lograr que todos los stakeholders (compañeros de trabajo y clientes) entiendan lo que es la transformación digital. Para que lo entiendan y puedan dejar de lado los recelos o temores se tendrá que explicar la importancia de digitalizarse y los beneficios que se van a obtener con la nueva forma de trabajo, pero lo más importante, cómo va a beneficiar a la compañía.
El departamento de recursos humanos y operaciones son los principales responsables de comunicar, implementar y hacer seguimiento a esta transformación. No se trata de una generación, sino de actitud.
2. Implementar la tecnología dentro de la cultura organizacional
Uno de los pasos más importantes es evaluar el contexto, situación de la empresa y también de la industria en la que se encuentra. Esto se puede hacer a través de un análisis FODA. Los puntos más importantes son identificar las oportunidades, analizar la competencia y definir qué ventaja competitiva queremos conseguir.
¿Cómo podemos implementar la tecnología dentro de la cultura? Rompiendo con el temor de la transformación digital. Este es un proceso que requiere un cambio que nace por un líder y, por supuesto, del apoyo de un aliado tecnológico como el equipo de CityTroops.
3. Elegir la herramienta correcta para cada área de la empresa
La tecnología promueve la necesidad de una transformación digital y respalda la digitalización de una empresa. No existe una sola tecnología o aplicación que permita la transformación digital, sino que existe múltiples procesos clave que una empresa debe tener para afrontar el cambio:
- Computación en la nube.- Otorga a la empresa un acceso más rápido al software que necesita, nuevas funcionalidades y actualizaciones; además de, almacenamiento de datos. Permite ser lo suficientemente ágil para adaptarse a nuevas necesidades y actualizar la tecnología utilizada. Por ejemplo, en la industria de trademarketing, los ejecutivos de venta necesitan de herramientas tecnológicas para registrar información relevante al punto de venta (PDV), al cliente y la competencia. Leer: ¿Qué tipo de tecnologías apoyan a las actividades de un comercial de ventas?
- Tecnología de información.- Permite enfocar la inversión de talento y el dinero destinado a la investigación y desarrollo en soluciones personalizadas que respalden los requisitos y procesos que logren diferenciarse en el mercado. Por ejemplo, muchos de nuestros clientes utilizaban lápiz y papel para hacer cualquier relevamiento de información en campo. Ya sean pedidos, inspecciones, requerimientos u otros, cada una de estas actividades tomaba hasta tres meses en recolectarse y procesarse. Con CityTroops los ayudamos a reducir el tiempo de meses a segundos optimizando sus actividades en campo y logrando un ahorro en dinero.
Un caso de éxito que tuvimos fue con la empresa AB INBEV, logrando un ahorro de más de cuatro mil horas laborales, aproximadamente treinta mil dólares y una mejora del más del 90% en eficiencia del personal. Algunas cosas que se podrían hacer con este ahorro:
– Contratar nuevo personal.
– Subsidiar herramientas como smartphones para Puntos de Venta (PDV) de modo que comiencen a realizar pedidos de manera directa.
– Adquirir tags NFC y su servicio para monitorear más de tres mil equipos en frío (EDF).
En conclusión fuimos el aliado tecnológico de AB INBEV y los ayudamos a optimizar sus recursos mediante estrategias para implementar tecnología con la meta hacia la transformación digital.
- Plataformas móviles.- Permiten que el trabajo se realice donde sea y cuando sea. Por ejemplo, cuando se realicen campañas de activación para un producto o servicio fuera de las instalaciones de la empresa o cuando se recopila información en campo pero esta debe estar georeferenciada y tabulada en una base de datos. (Te puede interesar: Tips para realizar una campaña de activación efectiva)
- Machine learning e inteligencia artificial.- Brindan conocimientos para tomar decisiones más precisas sobre ventas, marketing, desarrollo de productos y otras áreas estratégicas. Se puede combinar herramientas web, mobile y hardware (IoT – Internet of things) para ayudar a organizaciones del sector público y privado a mejorar su control, eficiencia y eficacia de los procesos.
4. Generación y administración de datos
Las empresas deben comprender que se pueden obtener mayores beneficios de los datos que generan, si se interpretan y aplican de manera estratégica. Los datos brutos por sí solos no generan información para impulsar el crecimiento del negocio. Los análisis derivados de los datos son los que crean un valor verdadero.
La transformación digital te permite implementar tecnología que ofrece fuentes de datos y además de recopilar, procesar y almacenar esta información en tiempo real (Leer: Ventajas del procesamiento de datos en tiempo real en empresas de trade marketing). Los análisis de datos cuando se combinan con otros datos comerciales, proporcionan información del negocio, lo que ayuda a las organizaciones a comprender mejor las necesidades de clientes y a diferenciarse de sus competidores.
Parte del cambio cultural consiste en abordar un análisis de los datos que actualmente genera y los que puede explorar. El tipo de administración se puede dividir en invertir, innovar e improvisar:
- Invertir.- Consiste en recopilar, analizar y usar datos para que las empresas eviten su extinción durante la transformación digital.
- Innovar.- Con los datos recopilados previamente, se deben crear nuevos productos y servicios, orientados a desarrollar mejores experiencias de los clientes.
- Improvisar.- Es válido explorar datos y encontrar nuevos significados, que luego se convertirán en información accionable a un ciclo continuo de datos.
5. Comunicación y posicionamiento global
En el proceso de transformación digital de la empresa, se tiene que incorporar una visión 360 grados, teniendo una amplitud de objetivos. Existen diferentes canales y mecanismos para poder llegar al mercado objetivo: TV, Redes Sociales, Email, entre otros. El impacto que puede provocar una publicación, campaña o entrevista a través de medios digitales a nivel mundial, en donde se llega a viralizar, millones de personas conocerán el producto, el servicio y por ende, la empresa.
El hecho de estar durante una transformación digital no significa que se tenga que dejar de invertir en medios de publicidad tradicionales porque depende del sector del mercado objetivo que se tenga y aporte mayor valor al ROI (retorno sobre la inversión). El principal desafío es encontrar un equilibrio entre una estrategia online y offline.
6. Presupuesto limitado
Uno de los desafíos presentes en cualquier cambio positivo en una empresa es la limitación del presupuesto. Sin importar el tamaño o la facturación de una empresa, el presupuesto siempre es limitado y debe retribuir la inversión realizada.
Con el fin de minimizar el riesgo y evitar sobrepasar este presupuesto, es necesario trazar una hoja de ruta para tener claro desde el principio cada paso y cómo se va a distribuir este presupuesto. Lo recomendable es aplicar cambios de manera paulatina, repartiéndolos en el tiempo. De esta forma, no se tendrá que realizar un gran desembolso económico y, además, se dará el tiempo a las personas a que se adapten a cada uno de los cambios implementados.
Otro de los factores a tener en cuenta es la tecnología en el presupuesto anual de la empresa. En estos presupuestos debemos considerar los gastos actuales que estamos incurriendo por el hecho de no invertir en tecnología y anular estos costos ocultos. El costo de oportunidad por no ajustar parte del presupuesto en tecnología llega a ser más alto por no hacer nada. Por ejemplo, el uso de lápiz y papel para ejecutar tareas clave en la empresa.
“Más del 70% de las empresas en todo el mundo continúan utilizando lápiz y papel para ejecutar tareas clave de su empresa. Esto implica pérdidas millonarias y costos de oportunidad gigantescos”
La tecnología es una inversión en las operaciones y el flujo de una compañía, no solo un gasto al hacer negocios. Suena ilógico hablar de inversión en momentos de resiliencia, pero con una buena planificación para crear un presupuesto anual con prospección a futuro y al buscar las oportunidades en la crisis, las empresas podrán sobrevivir a esta nueva era. Por otro lado, reubicar las inversiones de un presupuesto anual para aplicarlas en tecnologías permitirá a las empresas mejorar su eficiencia y potenciar sus operaciones.
La tecnología tiene una ventaja asombrosa para la optimización y control de costos en diferentes áreas, por lo que se convirtió en el mejor aliado para inversores y visionarios que tienen un enorme abanico de oportunidades en este nuevo mundo digital.
En conclusión, la transformación digital es una oportunidad de crecimiento económico para todas las empresas y durante la pandemia ha estado presente en la mayor parte de los sectores y negocios a nivel global.
Es importante que los colaboradores dentro de la empresa cuenten con herramientas que faciliten su trabajo diario y logren cumplir con todas las tareas necesarias para alcanzar los objetivos planteados por la empresa. Por lo tanto, muchas empresas están optando por la integración tecnológica en sus procedimientos.
CityTroops es una de las principales herramientas tecnológicas para la gestión de operaciones en campo, organización de equipos y relevamiento de información tanto de en calles como en puntos fijos. Así mismo es la herramienta más avanzada para el monitoreo del personal en calles.
Al ser una empresa B2B enfocada en la implementación de la tecnología como un servicio (Saas), CityTroops se convierte en el mejor aliado de las empresas que buscan mejorar sus operaciones con tecnología, agregando valor a su servicio global y permitiendo generar mayor eficiencia en sus operaciones en campo, planteamiento de objetivos para su seguimiento y mejora progresiva.
Leer: CityTroops: Entrevista en El Referente sobre la transformación tecnológica de la economía en España
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