¿Cuáles son las claves que te ayudan organizar a tus equipos en calle?

Finalmente la economía se está activando, de manera lenta, pero al menos está en camino a una recuperación. Ya sea que dirija una empresa farmacéutica con visitadores médicos en campo, un supermercado con promotores en salas o cualquier empresa con equipos en calle, sabemos que la escala de impacto del COVID-19  varía según el rubro, pero para tranquilidad de muchas industrias, las actividades se están retomando, en distinto grado, para la mayoría de ellas. 

Definitivamente el volver a trabajar u operar es una solución a muchos problemas que varias empresas han estado acumulando a lo largo de estos meses y sabemos que no ha sido fácil atravesar por toda esta crisis, sobre todo tomando en cuenta el factor social, político, pero principalmente económico (leer: Cómo afecta el Covid-19 al mercado y al consumidor). Entonces volver con las operaciones, aunque sea de manera parcial, puede aliviar a varios de los rubros afectados por esta pandemia. pero ¿cómo podemos evitar que el retorno a las actividades no se torne en un nuevo problema?

Si bien, como comentamos anteriormente, la solución a los problemas de varias empresas está en que sus principales actividades se reactiven cuanto antes, se debe garantizar que éste retorno no cause más problemas o desate un caos dentro de la empresa (leer: COVID-19, ¿cómo lograr un ambiente seguro en la empresa?).

Es muy fácil que muchos problema puedan ocurrir en esta fase y esto se debe a distintos factores que a veces son difíciles de controlar. Por ejemplo, la manera en que se ejecutan muchas de las tareas en campo ha cambiado, la supervisión y el control a distancia tienden a ser tareas fundamentales y todo esto hace que la eficiencia del personal y equipos en calle, así como el el control, ahora remoto, puedan verse afectados. En estos casos la estrategia debe replantearse y  adecuarse a la nueva normalidad.

Cambios en la ejecución de los trabajos en campo

Debido a la contingencia, las maneras de operar en terreno están cambiando, esto pasa en primer lugar por las distintas medidas asumidas por entes gubernamentales o sociales, pero también porque tanto las empresas como los propios trabajadores de campo, lo primero que desean y exigen es el cuidado de su salud y la del entorno en donde operan.

Entonces, una de las primeras tareas que se debe de realizar es la óptima dotación de implementos de bioseguridad a cada uno de los trabajadores, equipos en calle y otro personal involucrado en las tareas diarias. Esto debe realizarse según la norma y supervisando en todo momento que se le dé un correcto uso a cada uno de estos elementos.

En segundo lugar es vital adecuarse a estos cambios y establecer de manera interna protocolos que permitan hacer del trabajo en calles, un trabajo eficiente y que cumpla con los objetivos y metas de la empresa. Por último, se debe proceder a ejecutar las tareas en terreno en base a los puntos anteriores y estableciendo mecanismos de medición de actividades. (leer: KPIs y su importancia dentro la empresa)

Supervisión, monitoreo y control a distancia

«La supervisión a distancia puede ser más fácil de lo que crees, pero lo importante no es controlar, sino acompañar»

CityTroops, gestión de equipos en campo

Este es quizás uno de los puntos más importantes para dar seguimiento y continuidad a las funciones que los trabajadores desempeñan en calles.

Con todo el riesgo que implica salir a terreno, la falta de supervisión o acompañamiento puede ser el causante de otro problema para la empresa, la pérdida excesiva de eficiencia. Esto se produce por muchos motivos, uno de ellos es que en la coyuntura actual el realizar funciones de supervisión en campo tiende a ser un poco más complicado de lo que antes solía ser. Esto debido a que gestionar mecanismos de control para gente que está desplegada en varios puntos de la ciudad a veces puede ser caótico y demasiado complejo. Además, en épocas de COVID-19, los supervisores no sólo tienen que controlar o monitorear el trabajo de los promotores de ventas o visitadores médicos por ejemplo, sino que ahora se debe supervisar que se estén cumpliendo con las medidas de bioseguridad dispuestas por la empresa y autoridades. (lea: La tecnología y su rol clave en el retorno a la normalidad)

Así mismo se debe controlar y realizar un constante seguimiento al estado de salud de cada uno de los trabajadores en calle para evitar que en caso de que algunos trabajadores estén enfermos, estos no se conviertan en posibles vectores de contagio.

Muchas veces la eficacia de la supervisión se debilita ya que en una gran mayoría de casos el monitoreo y supervisión de COVID-19 se realiza a distancia y a través del teletrabajo, entonces el no estar cerca y el no utilizar herramientas adecuadas para el acompañamiento del personal puede dificultar la supervisión de los agentes en calle, lo que afecta considerablemente los tiempos de respuestas, la eficiencia y el cumplimiento de objetivos.

Para la mayoría de los problemas presentados existen herramientas y software para la gestión de información y personal en campo, que cubren estos y muchos problemas de organización y logística. El hacerse de herramientas tecnológicas que permitan mejorar los mecanismos de control y supervisión, y que además permitan hacer el seguimiento efectivo de manera remota, es una necesidad irrefutable y casi vital. Hoy en día, solamente con la utilización de tecnología es posible lograr un óptimo control y monitoreo sobre las operaciones en terreno. (Leer: ¿Cómo implementar tecnología en su empresa? 10 consejos clave)

«Más del 70% de las empresas en todo el mundo continúan utilizando lápiz y papel para ejecutar tareas clave de su empresa. Esto implica pérdidas millonarias y costos de oportunidad gigantescos»

CityTroops gestión de equipos e información en calles.

¿Cómo evitar que la eficiencia de su personal se reduzca?

Para lograr que la eficiencia no se reduzca es importante tener dominio sobre cómo es que se van a llevar a cabo las actividades en esta nueva realidad post cuarentena, por ejemplo, cuáles son las nuevas disposiciones, cuáles son las políticas de la empresa, cómo está diseñado el trabajo para cada trabajador o para cada zona de trabajo, entre otros elementos.

Algo que no debe fallar en esta nueva normalidad es la planificación y la prevención de riesgos, ya que velar por los trabajadores es una parte fundamental para garantizar que el desempeño de los mismos sea el mejor. En este sentido es importante capacitarlos sobre las nuevas medidas y formas de trabajo, sobre el correcto uso de implementos de bioseguridad, comunicarles sobre el alcance de sus operaciones y también sobre la importancia que tiene para la empresa el contar con cada uno de ellos en sus operaciones.

Parte de la eficiencia también está en el monitoreo de todo lo que sucede en las calles y más ahora que se lo efectúa a distancia. Es por esto que es extremadamente importante que los mecanismos y herramientas de control estén correctamente definidos

Cambios en la estrategia

El cambiar la estrategia es crucial para retomar la actividad de manera exitosa y que traiga buenos réditos a la empresa. Sin una estrategia puntual y coherente va a ser muy difícil de reestructurar los cambios en las actividades que se realizan en las calles, por ende, el control y monitoreo también será precario, causando que en general, todo el trabajo que se ejecute carezca de eficiencia. Por eso es muy importante definir o replantear las estrategias y así garantizar que la gestión en campo se lleve a cabo de manera correcta.

Una vez definida la estrategia va a ser más fácil definir el qué, el cómo y el cuándo de las operaciones, entonces, volver a la normalidad o a las actividades no será algo caótico o un problema en sí.

Es muy importante innovar, tratar de estar a la vanguardia dentro de nuestras posibilidades y trabajar con tendencias para lograr mejorar la eficiencia, los procesos y, sobretodo, estar un paso adelante de nuestros competidores. Muchas veces las soluciones pueden estar al alcance de nuestras manos sin que nos demos cuenta, por eso es muy importante estar en una búsqueda de mejora continua.

Busca un aliado tecnológico

Actualmente existe una herramienta que puede convertirse en una solución a todo lo tratado anteriormente. CityTroops es una plataforma tecnológica que permite mejorar la gestión, el control y monitoreo de equipos, activos e información en terreno mediante referencias de geolocalización en información en terreno.

A través del sistema se puede gestionar todas las actividades a realizar en calles utilizando formularios personalizados que permiten la captura de información de manera digital, todo esto sin necesidad de usar más herramientas que un celular. De la misma manera permite que la información recolectada pueda ser enviada y recepcionada de manera instantánea con el fin de poder reaccionar y tomar decisiones sobre la marcha.

Por último, CityTroops procesa la información en tiempo real y genera métricas y tablas con información dinámica que permite un monitoreo y control de las actividades en campo de manera remota. 

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