¿Por qué son importantes las muestras médicas?

Si eres visitador o representante médico las muestras médicas son importantes en tu día a día. Estas presentaciones, usualmente reducidas, de un medicamento o medicina son entregadas por los visitadores médicos como material de promoción y como refuerzo del hábito prescriptivo, además tienen el fin de generar mayor demanda del producto entregado.

Así mismo, para cualquier empresa farmacéutica, la utilización de muestras médicas es importante ya que refuerzan la propuesta de valor y posicionan la marca tanto del medicamento como del fabricante.

Pero, más allá de continuar la práctica promocional por tradición, quizás es importante estar seguros que podemos responder positivamente las siguientes cuestiones: ¿realmente estamos entregando las muestras de manera efectiva?, ¿cuál es el costo para la empresa?, ¿sabemos realmente si las muestras que entregamos rinden y cumplen el objetivo que buscamos?

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Maximizando la eficacia de las muestras médicas

No olvidemos que las muestras médicas son recursos de la empresa, representan un costo financiero y definitivamente son limitadas. Si a esto le sumamos que la capacidad de los maletines de los visitadores también es limitada y el número de visitas es creciente, ¿cómo maximizamos la eficacia en la entrega de muestras?

Las pistas para responder esta pregunta quizás no vienen necesariamente de la industria farmacéutica per se. A continuación exponemos algunas ideas en base a las mejores prácticas de nuestros clientes de Estados Unidos, Latinoamérica y Europa y la experiencia de CityTroops en diferentes industrias como el monitoreo de promotores de ventas en trade marketing, gestión de rondas y rutas en seguridad privada y, por suspuesto gestión de visitas médicas a distancia en empresas farmacéuticas.

Capacitación a visitadores médicos en el área de ventas

Por más que no sea su función principal, los representantes médicos son la cara de la empresa en campo y representan una parte fundamental en la prescripción y posterior venta de los medicamentos.

Es extremadamente importante que los visitadores médicos sean capacitados en el proceso de ventas y entiendan la importancia de calificar clientes, exponer el producto, manejar objeciones, conducir una conversación y por último cerrar negocios.

La función de los representantes médicos no solo se limita a la entrega de material o cobertura de cartera de clientes, sino que se convierten en jugadores clave en áreas de venta, trade marketing farmacéutico e incluso distribución.

Por su parte, es crucial que la administración tenga bien estructurado un proceso de ventas claro y adecuado para la industria, donde se entiendan conceptos como ciclos de ventas y embudos (sales funnels). Así mismo deben apoyarse de información histórica e idealmente invertir en tecnología en la empresa farmacéutica.

TIP: En CityTroops utilizamos la metodología Predictable Revenue (en inglés) como proceso de ventas.

Calificación de médicos

Dependiendo de las políticas de la empresa, los visitadores médicos deberían poder optar por entregar más o menos muestras médicas según su criterio o según el requerimiento del médico. En caso de que la empresa tenga cantidades pre fijadas de entrega de material quizás es una buena idea re considerarlo.

En la industria farmacéutica, al igual que en cualquier otra industria donde se produzca una transacción de cualquier tipo, no todos los clientes son iguales, por lo menos en lo que a rendimiento o potencial se refiere. Esto quiere decir que no todos los médicos tendrán el mismo impacto al momento de prescribir y mover el producto. En este sentido, es clave calificar a los médicos y determinar quienes deben recibir más o menos muestras en función a su llegada al mercado al final o al movimiento histórico que presentan (prescripción de recetas).

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Hoy en día herramientas tecnológicas como CityTroops (ver más abajo) permiten a los visitadores y a la administración tener una idea clara de la procedencia de recetas en farmacias, lo cual permite calificar a los médicos y tomar decisiones a corto plazo.

Si bien los visitadores no tendrán una transacción financiera como resultado final, deben ser capaces de identificar cuáles son los médicos que deben recibir un mayor número de muestras médicas y cuales no merecen un mayor aprovisionamiento. Muchas veces es más importante la entrega de mayor material a un médico que prescriba nuestro medicamento en cantidad, a otro médico que acumule las muestras en su gaveta por meses y meses.

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Inversión en innovación y tecnología

Definitivamente uno de los factores más importantes para la mejora de la eficiencia en la industria farmacéutica es la inversión en innovación y tecnología.

Si bien las empresas farmacéuticas son pioneras en implementación de tecnología en todo lo respectivo a fabricación y producción de medicamentos, son muy pocas las que invierten en otras áreas de la empresa, como la gestión de visitadores médicos.

Bajo la premisa de que: lo que no se puede medir, no se puede mejorar, hoy en día la implementación de tecnología en empresas farmacéuticas que nos permita tener un vistazo real e instantáneo de la actividad de nuestra empresa en campo, es una necesidad. Fallar con esto puede ser el causante de pérdida de mercado, clientes y mucho dinero.

Las siguientes preguntas quizás lo ayuden a identificar si necesita o no invertir en tecnología para el procesamiento de información en campo:

- ¿Conoce con exactitud la cantidad de muestras médicas que entregó cada visitador médico?

- ¿Conoce con exactitud la cantidad de muestras médicas entregadas a cada médico?

- ¿Cuál es el medicamento que tiene mayor movimiento?

- ¿Cuál es la procedencia de recetas en farmacias?¿De qué médicos provienen?

- ¿Cuál es la cobertura geográfica de visitas médicas y entrega de material en la ciudad?

- ¿Cuál fue la cantidad de muestras médicas totales entregadas este mes?

- ¿Cuál fue la cantidad de muestras médicas totales entregadas el día de hoy?
- ¿Dónde se encuentran sus visitadores médicos en este momento? (Leer: ¿Qué es una ruta de visita médica?)

Cómo controlar la entrega de muestras médicas con CityTroops:

En CityTroops nos especializamos en ayudar a las empresas farmacéuticas a la gestión de personal e información en campo, todo a través de tecnología.

Hacemos más fácil el trabajo de los visitadores médicos y ayudamos a la administración en la toma de decisiones.

Entre nuestras principales herramientas tenemos CityTroops, una app para visitadores médicos donde, entre otras funcionalidades, la administración y los visitadores médicos pueden: controlar la cantidad de muestras médicas entregadas a cada médico, calificar clientes según distintos criterios, reportar visitas médicas, procedencias de recetas, movimiento de productos y otras categorías personalizadas.

El uso y proceso es muy sencillo:

Trabajando de la mano del cliente CityTroops habilita y personaliza una categoría de reporte, ya sea de visita médica o específicamente de entrega de muestra médica.
El representante médico utilizando la app citytroops visita cada médico y farmacia. En cada uno de ellos levanta la información instantánea de visita médica, la cantidad entregada, material promocional proporcionado, requerimientos del médico y otros.
Toda la información es procesada para que la administración pueda ver la situación del mercado, cobertura de clientes y cantidad de recursos utilizados en tiempo real